Microsoft Word et d’autres technologies que les auteurs doivent maîtriser

Heidi Thorne est une avocate de l’auto-édition et auteur de livres de non-fiction, de livres électroniques et de livres audio. Elle est une ancienne rédactrice en chef d’un journal spécialisé.

J’ai reçu un e-mail concernant le téléchargement d’un fichier zip pour un manuscrit que je devais modifier. Mais les alarmes se sont déclenchées pour moi quand j’ai vu que c’était 2 Go pour un document Microsoft Word de 30 000 mots. Quelque chose n’allait pas du tout. C’est environ 1 000 fois (pas une exagération) plus grand qu’un document de cette longueur ne devrait l’être. J’avais également peur de l’ouvrir. Au début, je pensais que c’était peut-être un problème de Mac à PC. Mais j’ai pu ouvrir de nombreux documents créés sur Mac au fil des ans.

J’ai donc sauté sur un appel Skype de partage d’écran avec l’auteur pour comprendre quel était le problème. Apparemment, le document était enregistré dans le stockage iCloud et l’auteur avait du mal à le localiser sur son Mac. Elle a donc peut-être téléchargé bien plus que le manuscrit. Aïe ! Heureusement, je ne l’ai pas téléchargé.

Pendant l’appel, nous avons parcouru le téléchargement et nous étions en affaires !

Mais cet incident a mis en évidence certains problèmes technologiques que les auteurs doivent maîtriser pour travailler avec des éditeurs, des relecteurs, des concepteurs de couvertures de livres et des plateformes d’auto-édition.

La liste de contrôle de la technologie de l’auteur

Une connaissance pratique des technologies suivantes est indispensable pour les auteurs !

• Microsoft Word ou un autre programme de traitement de texte compatible avec Word.
• Programme de création et de lecture de PDF.
• Skype ou autre système de partage d’écran.
• Technologies de stockage et de transfert de fichiers.

Microsoft Word

Pour les manuscrits de livres, Microsoft Word est le principal programme de traitement de texte que les auteurs doivent utiliser et maîtriser. Il est utilisé à tous les niveaux du monde de l’édition pour la création de manuscrits, l’édition, la relecture, le formatage et le transfert de texte.

Pourquoi est-ce presque le de facto la norme?

• Capacité étendue de manipulation et de formatage de texte. Indentation de paragraphe, en-têtes, pieds de page, numéros de page, marges, mise en page… la liste s’allonge encore et encore des façons dont Word peut aider à manipuler le texte.
• Compatibilité multiplateforme. J’ai découvert que les documents Word créés sur Mac peuvent généralement être lus sur des PC Windows. Donc, basculer le document entre un auteur sur PC et un concepteur de couverture de livre sur Mac n’est généralement pas un problème.
• Possibilité d’exporter vers d’autres types de documents. Si un document Word est illisible par une autre partie, l’original peut être enregistré (exporté) dans un format différent qui peut être lisible. Les autres types de documents pouvant être utilisés incluent le texte (.txt), le format RTF (.rtf) et le PDF (.pdf).
• Outils d’édition et de vérification. Pour les éditeurs et relecteurs, obtenir un document Word leur permet d’apporter des corrections ou des suggestions et de suivre toutes les modifications. De plus, toute modification peut être acceptée ou rejetée par l’auteur lorsqu’elle est suivie. Les vues alternatives permettent aux éditeurs et aux auteurs de voir les versions originales et modifiées.
• Vérification orthographique et grammaticale. La vérification de l’orthographe et de la grammaire dans Word est tout à fait compétente. Mais ne vous fiez pas totalement à eux ! Ils ne peuvent pas remplacer un éditeur ou un relecteur humain. Dans presque tous les manuscrits que j’édite, je me retrouve parfois à remettre en question les décisions du « robot » de Word.

La seule chose que j’ai trouvée difficile dans Word est le placement des images et l’habillage du texte. Ce n’est pas un programme de mise en page de conception!

Autres programmes de traitement de texte non textuels

Mais qu’en est-il des autres programmes de traitement de texte tels que Mac Pages, Google Docs et Apache OpenOffice Writer ? Beaucoup de ces produits non-Word ont la capacité d’enregistrer un document dans un format compatible avec Word. Consultez la documentation de votre programme pour obtenir des instructions.

Si un document compatible Word échoue dans Word, ces programmes ont également généralement la capacité d’enregistrer dans d’autres types de documents utilisables tels que texte (.txt), .Rich Text Format (.rtf) et PDF.

PDF

PDF signifie Portable Document Format. Adobe Systems a inventé le format pour résoudre de nombreux problèmes multiplateformes. Aujourd’hui, la norme PDF est gérée par l’ISO (Organisation internationale de normalisation) et il existe de nombreux logiciels de création et de lecture de PDF. De nombreux logiciels (tels que Word évoqué ci-dessus) intègrent la création de PDF.

PDF est idéal pour voir un document tel qu’il pourrait être imprimé. Ceci est extrêmement utile lorsque vous travaillez avec des graphistes sur la mise en page du livre et la conception de la couverture.

Il est également utile pour réviser un manuscrit révisé propre reçu d’un éditeur. Cependant, il est très difficile pour un éditeur ET un auteur de travailler avec un PDF pendant le processus d’édition. Contrairement à Word, l’éditeur ne peut pas facilement apporter des modifications au texte d’un PDF. Ainsi, l’éditeur se limite à « dessiner » ou à ajouter des commentaires sur ce qui doit être modifié. Ensuite, l’auteur doit entrer et apporter lui-même les modifications dans le document Word ou de traitement de texte original non édité. C’est du travail supplémentaire ! Mieux vaut envoyer à un éditeur un document Word, .txt ou .rtf.

De plus, même si les graphistes peuvent généralement saisir le texte d’un PDF pour le déposer dans une mise en page de livre, cela peut prendre plus de temps et avoir des résultats peu fiables.

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Systèmes de stockage de fichiers en nuage

Parfois, les manuscrits peuvent être des documents plus volumineux qui ne peuvent pas être envoyés par courrier électronique. De plus, les manuscrits envoyés par courriel peuvent ne pas être sécurisés. Le stockage de fichiers dans le cloud à la rescousse !

Les systèmes de stockage de fichiers dans le cloud incluent Dropbox, Box et autres. Les auteurs, les éditeurs et les concepteurs peuvent être invités à devenir membres dans des dossiers partagés où les documents sont chargés et téléchargés. Des alertes sont souvent envoyées aux membres du dossier lorsque des modifications sont apportées aux documents. Cela réduit l’encombrement des e-mails et garantit que tout le monde est sur la même page (littéralement).

Programmes Skype ou de chat en ligne

Skype est un programme d’appel vidéo et audio qui appartient désormais à Microsoft. Les utilisateurs peuvent passer des appels vidéo entre eux et partager des écrans. Cela peut être très utile, en particulier pendant les phases de mise en page et de conception du livre. Et, comme l’a montré l’exemple d’ouverture, cela peut résoudre les problèmes en permettant aux appelants de voir ce que l’autre côté voit via le partage d’écran.

En plus de Skype (le service de base est gratuit), il existe de nombreux programmes de chat vidéo payants et gratuits à considérer, notamment la réunion Zoom, Google Hangouts et GoToMeeting.

Meilleures pratiques techniques pour les auteurs

• Conservez vos documents manuscrits dans un seul dossier sur votre ordinateur ou votre système de stockage en nuage. De cette façon, vous n’avez pas à les chercher sur votre bureau et vos dossiers enfouis ou, Dieu nous en préserve, à les perdre !
• Apprenez à utiliser votre logiciel de traitement de texte avant de commencer à finaliser votre manuscrit. S’acclimater à un nouveau logiciel pendant que vous essayez de terminer votre manuscrit cause du stress et fait perdre du temps.
• Testez la technologie avec vos partenaires de développement de livres. Il n’y a rien de plus frustrant que d’essayer de résoudre un problème technologique pendant que vous essayez de résoudre un problème plus important lors du développement et de la production d’un livre. Sachez quels programmes et plates-formes chaque partie utilise dans le processus pour éviter les surprises et les retards.
• Évitez la tentation de tout envoyer par e-mail. Comme indiqué précédemment, l’envoi de documents par courrier électronique n’est pas conseillé. Établissez des procédures de communication et des limites avec les partenaires de développement de livres pour éviter la tentation de vous rabattre sur une myriade d’e-mails.

Cet article est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur. Le contenu est uniquement à des fins d’information ou de divertissement et ne remplace pas un conseil personnel ou un conseil professionnel en matière commerciale, financière, juridique ou technique.

© 2017 Heidi Thorne

Heidi Thorne (auteur) de la région de Chicago le 19 mai 2017 :

Larry, je pense que beaucoup d’écrivains maîtrisent Word/PDF. Excel pas tellement. Comme je fais beaucoup d’analyses et de suivis, je ne pourrais pas me passer d’Excel ! 🙂 Ça vaut la peine d’apprendre. Mais regardez le rapport coût-bénéfice de l’apprendre. À moins que vous n’aimiez simplement apprendre de nouvelles choses, assurez-vous que vous l’apprenez dans un but précis. Cet objectif vous aidera à mieux apprendre et à vous intégrer dans tout ce que vous faites. Merci d’être intervenu ! Passe un bon weekend!

Larry Rankin de l’Oklahoma le 19 mai 2017 :

Je suis super avec Word et PDF. Là où je trouve que je manque tellement, c’est Excel. Cela m’a vraiment dérangé parfois.

Magnifique vue d’ensemble !

Heidi Thorne (auteur) de la région de Chicago le 19 mai 2017 :

Billybuc, naviguer c’est progresser ! Merci d’être passé et bon week-end !

Bill Hollande d’Olympia, WA le 19 mai 2017 :

Naviguer je peux faire; maître, pas encore. Je reconnais la vérité dans ce que vous dites, donc l’éducation continue pour ce vieil homme.

Bon vendredi, Heidi !

Heidi Thorne (auteur) de la région de Chicago le 18 mai 2017 :

S’épanouir, je ne sais pas ce que je ferais sans Word (et Excel) ! J’ai collaboré avec Google Drive. Mais je dois admettre que, pour moi, c’est encore trop gênant. Parce que j’ai plusieurs comptes Google, j’ai trouvé l’accès difficile car je dois continuer à changer de compte. Je trouve que c’est juste un gâchis. Je suis sûr que ça ira mieux avec le temps. Mon outil de collaboration préféré est Box. Merci d’être intervenu et d’avoir ajouté cette question à la conversation ! à votre santé!

S’épanouir de toute façon des États-Unis le 18 mai 2017 :

J’ai fait ma thèse (de retour) sur MS Word, et même sans toutes les cloches et sifflets supplémentaires qu’il a aujourd’hui, c’était indispensable. Je me demande ce que vous pensez de l’utilisation d’un lecteur Google avec les autorisations appropriées accordées à ceux qui éditent, commentent, etc. ?