Blogueur et écrivain indépendant de la côte nord-est de l’Angleterre.
Tout mis en place
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Configuration de la feuille de calcul
Pour ceux d’entre nous qui n’ont pas de penchant pour la technologie, le terme formatage conditionnel peut sembler intimidant. En réalité, la mise en forme conditionnelle est une fonction accessible et utile. Comprendre comment l’utiliser est un excellent moyen d’améliorer vos compétences Microsoft Excel.
En utilisant un scénario imaginaire pour démontrer la mise en forme conditionnelle, prenons le cas de Barney, qui dirige une petite entreprise livrant des sandwichs aux bureaux locaux. Les clients de Barney lui font face à la fin de la semaine, et il entre les recettes dans une feuille Excel tous les vendredis soirs. Ses clients sont parfois absents aux réunions, ou autrement absents, et cela se reflète dans les fluctuations de ses recettes. Parfois, Barney ne rapporte pas assez d’argent pour couvrir ses dépenses.
Pour s’assurer qu’il sait toujours quand cela se produit, Barney utilise une mise en forme conditionnelle pour lui donner une « alerte rouge » si ses dépenses dépassent ses revenus. Cela signifie que la cellule affichant son revenu total après déduction des dépenses deviendra rouge si la valeur descend en dessous de zéro.
Le graphique ci-dessus montre la feuille Excel de Barney d’un bureau avant qu’il ait entré des valeurs. La colonne C est une liste de ses clients et la colonne D montre ce que chaque client a dépensé cette semaine. La colonne E répertorie ses dépenses hebdomadaires et la colonne F indique ces montants. Une cellule solitaire dans la colonne G affichera le solde de Barney après qu’il ait entré les détails de ses revenus et dépenses, et c’est la cellule qui aura une condition appliquée pour afficher l’alerte rouge.
Si vous souhaitez suivre ce processus, qui décompose la formule et les conditions en paragraphes faciles à comprendre, configurez votre feuille Excel comme je l’ai fait dans le graphique (vous n’avez pas besoin de colorer les colonnes).
Valeurs saisies et somme automatique appliquée
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Utilisation de la somme automatique
Ensuite, nous voyons que Barney a entré des valeurs pour la semaine ; combien ses clients ont dépensé et quel stock il a acheté. Une fois la partie saisie des données du projet terminée, il est temps de laisser l’automatisation faire son travail. Si vous suivez cette opération, voici ce qu’il faut faire.
La première étape consiste à appliquer la somme automatique aux colonnes D et F afin que les revenus et les dépenses soient totalisés. Tapez les valeurs pertinentes pour les revenus et les dépenses, et sélectionnez le groupe de cellules de D3 à D18. Cliquez sur l’icône Somme automatique, qui se trouve dans l’onglet Accueil et se présente sous la forme d’une lettre majuscule grecque Sigma (Σ.). AutoSum additionne automatiquement les valeurs que vous avez saisies et le total apparaît dans la cellule D18. Répétez le processus avec les valeurs de la colonne F.
Qu’est-ce que la mise en forme conditionnelle ?
La mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité d’Excel et d’autres applications de feuille de calcul, qui permet à l’utilisateur d’appliquer une mise en forme aux cellules, afin que ces cellules se comportent d’une manière dictée par l’utilisateur.
Formule ajoutée
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Ajout d’une formule
L’étape suivante consiste à ajouter une formule à la cellule G18, qui déduira le total de la colonne F du total de la colonne D. Pour ce faire, sélectionnez la cellule G18, et entrez la formule suivante, soit directement dans la cellule, soit dans le barre de formule:
=D18-F18
Si nous la décomposons, cette formule est assez simple. Il nous indique que pour cette cellule particulière, G18 dans ce cas, la valeur est équivalente à (=) la valeur de la cellule D18 moins (-) la valeur de la cellule F18.
Si vous utilisez les valeurs ci-dessus, après avoir ajouté la formule à la cellule G18, elle devrait afficher 20 et vous êtes prêt à appliquer la mise en forme conditionnelle.
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Formule appliquée et déduction faite
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Mise en forme conditionnelle
Pour appliquer une condition à une cellule, dans ce cas, G18, sélectionnez la Mise en forme conditionnelle possibilité sur le Maison onglet Dans la colonne de Type de règle volets, sélectionnez les éléments suivants : Mettre en surbrillance les cellules avecalors Valeur de la cellule et Moins que. Tapez 0 dans le volet inférieur de ce groupe. Ce formatage sera désormais appliqué à chaque fois que la cellule G28 affichera une valeur inférieure à zéro.
Pour sélectionner le type de formatage que vous souhaitez appliquer, rendez-vous dans Formater avec volet, qui se trouve seul sous le Type de règle vitres. Pour respecter ce qui est indiqué dans le titre de cet article, choisissez un remplissage rouge avec du texte blanc, et cliquez sur Fait. Une fois la condition en place, modifiez les valeurs de votre feuille pour voir la cellule passer du vert au rouge et inversement pour vous assurer que la condition est correctement appliquée. Travail terminé.
Mise en forme conditionnelle
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Dans le rouge
Juste au moment où Barney semblait bien se porter, Covid 19 a frappé et, en raison d’une personne au bureau testée positive pour le virus, tout le monde sauf Mork a dû s’isoler à la maison (il y a quelque chose d’étrange dans le métabolisme de ce type). Ce coup est venu juste après que Barney ait acheté des actions, cela a donc eu un impact énorme sur ses recettes pour cette semaine, et ses dépenses ont dépassé ses revenus. Pour le lui faire prendre conscience, la condition d’alerte rouge qu’il avait mise en place s’est déclenchée, attirant son attention sur la cellule présentant un défaut de 68.
L’alerte rouge se déclenche
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Ajouter une deuxième condition
Barney a donc été alerté d’une valeur négative grâce à la mise en forme conditionnelle. À propos d’explorer davantage cette fonction utile et de mieux la comprendre, disons que Barney a ajouté une deuxième condition à la cellule G18, cette fois pour montrer des valeurs positives.
Pour ce faire, Barney a mis en surbrillance la cellule appropriée et est allé à Accueil/Mise en forme conditionnelle. Comme il y a déjà une condition attachée à cette cellule, l’alerte rouge susmentionnée, le menu est apparu montrant la condition existante pour cette cellule. Barney a cliqué sur Ajouter, et une réplique du menu d’origine s’est ouverte. Cette fois, Barney a choisi :
- valeur de la cellule
- est plus grand que
- 0
Cette condition s’appliquera donc à chaque fois que cette cellule contiendra une valeur positive.
Comme cette nouvelle condition s’applique lorsque la valeur de la cellule est positive, ou dans le noir comme vous pourriez le dire, Barney a choisi un remplissage noir avec du texte blanc pour la nouvelle condition.
Ainsi, une seule cellule a eu une formule et deux conditions lui ont été appliquées ; une déduction automatique des dépenses du revenu, un affichage rouge pour les valeurs négatives et un remplissage noir pour les valeurs positives. Il se passe beaucoup de choses à la cellule G18 !
De retour dans le noir
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Avec des conditions appliquées pour les valeurs positives et négatives, la seule valeur qui conserve sa couleur de remplissage d’origine est zéro, qui reste verte, comme sur une roue de roulette. Si vous voulez vérifier cela, piquez Barney avec une facture de carburant d’une valeur de 22. Cela devrait faire apparaître le zéro vert.
Ceci est un exemple très basique de mise en forme conditionnelle, mais j’espère qu’il montre comment cela fonctionne et quand il peut être utilisé.
Seul le zéro est vert
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