Joshua est étudiant diplômé à l’USF. Il s’intéresse à la technologie d’entreprise, à l’analyse, à la finance et au lean six sigma.
L’illustration ci-dessus montre la combinaison de raccourcis Ctrl + Maj + y.
Créé par Joshua Crowder
La création de raccourcis avec des touches de raccourci dans Microsoft Excel est un excellent moyen d’accélérer les tâches pendant la journée de travail. De nombreuses tâches peuvent être automatisées en créant une macro, puis en attribuant cette macro à une touche de raccourci personnalisée.
Dans ce didacticiel, nous couvrons ce qu’est une macro, comment en enregistrer une et discutons de quelques exemples de raccourcis que vous pouvez créer dans une feuille de calcul. Tout au long de cet article, nous utiliserons le tableau ci-dessous pour illustrer des exemples. Veuillez télécharger l’exemple de classeur ici si vous souhaitez suivre les exemples.
Données de Cascade Medical.
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Qu’est-ce qu’une Macro ?
Une macro est une boucle de code VBA qui peut être créée en tapant manuellement le code ou en enregistrant les actions entreprises qui créent le code. Une fois le code créé, la macro peut être affectée à un objet tel qu’un bouton ou une touche de raccourci.
L’utilisation de macros peut faire gagner beaucoup de temps pour les tâches monotones qui doivent être répétées tout au long de la journée de travail. La macro n’a pas besoin d’être créée uniquement pour les tâches répétitives. Vous voudrez peut-être les créer pour des tâches qui prennent énormément de temps à accomplir.
Par exemple, supposons que vous receviez régulièrement un document .csv et que votre travail consiste à créer le même rapport avec ces données brutes. Si les données vous parviennent dans le même format, vous pouvez transformer cette tâche de 20 minutes en une tâche de 2 secondes grâce à la puissance de la macro Excel. Pour cet article, nous allons uniquement créer une macro avec l’enregistreur de macros Excel et attribuer les macros à un raccourci clavier.
Comment enregistrer une macro
Vérifiez le bouton d’enregistrement de macro dans le coin inférieur gauche de l’écran dans l’illustration ci-dessous. Une fois ce bouton cliqué, toutes les actions effectuées dans le programme Excel peuvent être enregistrées étape par étape. Le bouton macro se transformera en un bouton d’arrêt de forme carrée sur lequel vous devrez appuyer pour terminer le processus d’enregistrement.
Bouton d’enregistrement de macro
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Exemple 1 : Création d’une touche de raccourci de filtre
Dans ce premier exemple, nous allons filtrer par discipline puis par ventes supérieures à 5 000 $. Une fois l’enregistreur de macros activé en cliquant sur le bouton de l’enregistreur de macros, une autre fenêtre apparaît. C’est ici que le raccourci de l’opération est personnalisé. La macro a besoin d’un nom, d’une touche de raccourci et vous pouvez éventuellement mettre une description. Après avoir cliqué sur OK, la macro commence l’enregistrement.
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Tout d’abord, ce qu’il faut, c’est filtrer uniquement par la discipline du pédiatre. Pour trouver les options de filtre pour la discipline, cliquez sur la flèche vers le bas dans l’en-tête de la discipline. Décochez « Tout sélectionner », cochez « Pédiatre », puis cliquez sur le bouton OK pour continuer.
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Ensuite, cliquez sur la flèche vers le bas sur l’en-tête Total pour faire apparaître les options de filtre pour cette colonne. Pour afficher uniquement les nombres supérieurs, inférieurs ou égaux à un certain nombre, vous devez trouver l’option « Filtres numériques ». Ce qui doit être affiché, ce sont les enregistrements supérieurs à 5 000 $, donc « supérieur à » doit être cliqué.
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Faites défiler pour continuer
La boîte de filtre automatique personnalisé devrait apparaître. À ce stade, nous devons vérifier que l’option supérieur à a été sélectionnée et saisir 5000 pour ce filtre. Après avoir cliqué sur OK, le filtre secondaire prendra effet.
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Pour arrêter le processus d’enregistrement de la macro, il faut appuyer sur le bouton carré en bas du coin gauche. L’illustration ci-dessous montre les données après l’ajout des deux filtres. Pour suivre les raccourcis que vous créez, vous pouvez insérer une zone de texte à titre de référence. Si une zone de texte est ajoutée, veillez à la conserver au-dessus et à l’écart des enregistrements.
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Exemple 2 : Création d’une touche de raccourci de filtre d’effacement
Maintenant qu’il existe un mécanisme pour créer le rapport, j’aimerais pouvoir revenir au tableau d’origine à l’aide d’un raccourci. Pour ce faire, commencez par cliquer sur le bouton d’enregistrement de macro. Cette fois, nous allons créer un raccourci avec une majuscule.
Lorsque vous utilisez une lettre majuscule pour une touche de raccourci, vous devrez utiliser les touches Ctrl et Maj pour activer la macro. Après avoir rempli les données nécessaires et cliqué sur OK, la macro commencera l’enregistrement.
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Pour effacer les deux filtres du tableau, accédez au tableau d’accueil et recherchez la section Modifier à droite de votre écran. Cliquez sur Trier et filtrer, puis sur Effacer. Cela supprimera tous les filtres appliqués au tableau.
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Après avoir cliqué sur le bouton d’arrêt carré dans le coin inférieur gauche, vous pouvez maintenant activer et désactiver le tri créé avec les touches de raccourci Ctrl + k et Ctrl + Maj + K.
Modification des touches de raccourci
À un moment donné, vous voudrez peut-être modifier vos touches de raccourci. Par exemple, j’ai utilisé Ctrl + k comme raccourci pour trier le tableau, mais Ctrl + k avait déjà une fonction qui lui était liée. La fonction normale de Ctrl + k est d’insérer un lien hypertexte.
Pour cette raison, j’aimerais changer la touche de raccourci en Ctrl + u. Pour changer la touche de raccourci, vous devez aller dans l’onglet Affichage et cliquer sur le bouton macro dans la section macro. Cliquez ensuite sur Afficher les macros.
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Ensuite, choisissez la macro dans la liste où la touche de raccourci doit être modifiée dans la liste. Cliquez sur le bouton des options et vous aurez la possibilité de changer la touche de raccourci.
Enregistrement du classeur
Les classeurs qui ont enregistré des macros doivent être enregistrés sous l’extension de fichier .xlsm. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur « Enregistrer sous ». Trouvez un emplacement pour enregistrer le fichier et cliquez sur la flèche vers le bas à gauche du bouton d’enregistrement. Sélectionnez l’option « Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) » et cliquez sur enregistrer.
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Pour en savoir plus sur le développement dans Excel, je vous recommande de jeter un œil au livre Microsoft Excel 2019 VBA et macros (compétences commerciales) par Bill Jelen pour améliorer vos compétences.
Ce contenu est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur et ne vise pas à remplacer les conseils formels et individualisés d’un professionnel qualifié.
© 2018 Josué Crowder
