Je suis analyste informatique professionnel pour un grand cabinet comptable. Dans mes temps libres, j’écris sur les jeux vidéo et divers autres sujets.
Si vous dirigez une entreprise, vous comprenez l’importance de la facturation. Sans facture, vous ne serez pas payé. Les petites entreprises n’ont souvent pas de logiciel dédié qui vous permette de faire toute votre comptabilité, y compris la création de factures, elles se tournent donc souvent vers la facturation manuelle.
Le problème avec la facturation manuelle est qu’il est très facile de faire des erreurs mathématiques très simples qui pourraient non seulement vous faire sous-payer, mais aussi vous faire perdre de la réputation et de la bonne volonté.
La création d’une facture dans Excel garantit donc non seulement l’exactitude de la facture, mais également l’apparence professionnelle de votre entreprise. Bien que cela ne vous permette pas d’être payé plus rapidement, vous savez au moins que lorsque vous serez payé, vous recevrez le bon montant.
Il existe plusieurs façons de créer des factures sur Microsoft Excel ; le moyen le plus simple consiste à utiliser un modèle de facture prédéfini et à le modifier simplement selon vos besoins. Vous aurez besoin des informations pertinentes sur la transaction telles que l’acheteur, la date, les informations de vente et toute information fiscale requise, mais une fois que vous avez configuré une facture, vous pouvez la modifier et la réutiliser à l’avenir.
Cet article vous montrera comment personnaliser un modèle sur Microsoft Excel pour créer une facture standard pour votre entreprise.
Trouver un modèle de facture sur Microsoft Excel
Microsoft Excel propose des centaines de modèles que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins. Pour les utiliser, c’est simple.
- Ouvrez Microsoft Excel (les instructions suivantes sont créées à l’aide de Microsoft Excel 2010, mais peuvent également être utilisées dans Microsoft Excel 2007).
- Sélectionner Fichier Nouveau – cela ouvre normalement une nouvelle feuille de calcul vierge, mais dans ce cas, je vais sélectionner un modèle à utiliser.
- Choisissez la catégorie de modèles – dans ce cas, j’ai choisi Factures puis a choisi Factures des ventes.
- Double-cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser – j’ai double-cliqué sur le modèle appelé Modèle.
Le modèle final personnalisé – il peut être utilisé comme pro-forma pour toutes les factures.
SimeyC
Personnalisation du modèle Microsoft Excel
J’ai choisi un modèle de facture qui calculera un montant par article en fonction de la quantité et du coût par article. De plus, le modèle calculera un total global et ajoutera la taxe.
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Plutôt que d’avoir à entrer tous mes propres détails chaque fois que je veux envoyer une facture, je vais personnaliser le modèle et l’enregistrer en tant que modèle de facture personnel que je peux utiliser à tout moment. La technique est très simple et ne nécessite aucune technique avancée. Le travail acharné a déjà été fait pour vous. Les instructions ci-dessous supposent que vous avez chargé le même modèle que moi, cependant, la méthode sera généralement la même pour tous les modèles.
- Remplacez « Votre entreprise, Inc. » avec le nom de votre entreprise.
- Remplacez l’adresse et le numéro de téléphone par vos informations.
- Modifier le taux de taxe de vente au taux approprié
- Ajoutez des descriptions génériques pour les produits standard que vous vendez normalement et entrez le prix unitaire correct – cela vous fera gagner du temps lorsque vous commencerez à facturer les clients ; vous pouvez toujours supprimer tous les éléments dont vous n’avez pas besoin à tout moment)
- Modifier les sections « Diriger toutes les demandes » et « Rendre tous les chèques payables » selon le cas
- Si nécessaire, modifiez le message de remerciement.
Vous pouvez maintenant l’enregistrer en tant que modèle de facture personnel. À ce stade, les détails de la facture, les informations sur le fret, etc. ne sont pas pertinents.
La facture finale éditée avec les informations de vente, les informations client, etc. Vous pouvez maintenant l’envoyer à votre client et être payé.
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Envoi de votre première facture
Maintenant que vous avez créé votre modèle de facture personnel, vous êtes prêt à créer votre première facture. Encore une fois, c’est très simple et vous oblige à modifier quelques cellules sur le modèle de feuille de calcul que vous avez créé précédemment. Pour créer la facture, modifiez le modèle comme suit :
- Modifiez la section « Vendu à » et insérez les informations de vos clients.
- Si elle est différente, ajoutez une adresse d’expédition.
- Modifier le taux de la taxe de vente, le cas échéant.
- Modifiez la quantité, la description et le prix unitaire selon le cas.
- Modifiez les sections Numéro de facture, Date de facturation, Notre/Votre numéro de commande, Conditions, Représentant commercial, Expédié via, FOB, Prépayé ou Enlèvement, selon le cas.
Vous avez maintenant créé votre facture et pouvez l’enregistrer sous un nom approprié.
conclusion
Faire des factures à l’aide de Microsoft Excel est très simple et peut vous faire économiser beaucoup de travail et peut-être plus important encore, garantir que la facture est calculée correctement et a l’air professionnelle. Certains des modèles de facture les plus avancés sur Excel vous permettent d’ajouter le logo de votre entreprise et d’effectuer des calculs plus complexes.
Cet article est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur. Le contenu est uniquement à des fins d’information ou de divertissement et ne remplace pas un conseil personnel ou un conseil professionnel en matière commerciale, financière, juridique ou technique.
Susan Zutautas de Ontario, Canada le 8 juillet 2012 :
J’avais l’habitude d’utiliser l’accès tout le temps pour la facturation, mais je trouve qu’Excel est beaucoup plus facile à utiliser.
