Robbie écrit principalement sur Skyrim, mais met également occasionnellement en lumière les chances des applications Microsoft telles qu’Excel et Outlook.
Dans cet article, j’examinerai l’utilisation de modèles dans Excel pour envoyer des e-mails. Les modèles sont une excellente fonctionnalité qui vous fera gagner du temps et vous fera économiser beaucoup de temps et d’efforts. La plupart d’entre nous recevons sans cesse de nombreuses demandes pour les mêmes informations. Plutôt que de taper les mêmes réponses aux mêmes requêtes à chaque fois, les modèles vous permettent d’envoyer rapidement les mêmes informations dans un e-mail sans avoir à tout retaper. Lorsque vous utilisez un modèle, tout ce que vous avez à faire est de l’adresser, de le personnaliser, puis de cliquer sur envoyer !
J’ai beaucoup utilisé les modèles lorsque je travaillais dans un centre de services informatiques. Chaque fois que les utilisateurs avaient besoin d’aide pour trouver leur adresse IP, le nom de leur ordinateur, l’ajout d’une imprimante ou d’autres demandes fréquemment posées, ils recevaient une copie personnalisée de mon modèle d’e-mail. Cela m’a fait gagner beaucoup de temps et m’a permis d’effectuer mon travail beaucoup plus efficacement et d’aider beaucoup plus de personnes que je n’aurais pu en aider autrement. Il en va de même pour toute profession où vous recevez un grand nombre de requêtes similaires, telles que la vente, l’assurance, la banque, etc.
Il existe plusieurs façons d’accéder aux modèles et de les utiliser :
- Vous pouvez les enregistrer dans votre Outlook sous forme de formulaire
- Ils peuvent être enregistrés dans un dossier soit dans votre boîte aux lettres, soit dans une boîte aux lettres partagée
- Les modèles peuvent être enregistrés sur votre ordinateur sous forme de fichiers
- Vous pouvez les épingler à votre barre des tâches
Un exemple de modèle créé avec Outlook 2007 ou Outlook 2010.
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La différence entre un modèle (*.oft) et un message (*.msg) dans Outlook 2007 et Outlook 2010
Examinons d’abord la variété de formats dans lesquels vous pouvez enregistrer vos e-mails. Lors de l’enregistrement d’un e-mail dans Outlook, vous disposez d’un certain nombre d’options de formats dans lesquels vous pouvez enregistrer l’e-mail.
Comme nous créons un modèle, nous allons enregistrer notre message et choisir le format *.oft. Ci-dessous, vous pouvez voir la différence entre un message Outlook et un modèle (l’e-mail du haut est un message et celui du bas un modèle).
Exemple d’un message électronique normal (en haut) et d’un modèle (en bas) créés dans Outlook 2007 ou Outlook 2010 pour illustrer les différences.
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La principale différence est qu’un modèle est modifiable, alors qu’un message est une copie d’un e-mail et ne peut pas être modifié.
Création d’un modèle dans Outlook 2007 et Outlook 2010
Pour créer un nouveau modèle :
- Créer un Nouveau message
- Tapez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans le modèle
Vous pouvez voir mon exemple de modèle ci-dessous
Exemple de modèle créé dans Outlook 2007 ou Outlook 2010.
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- Maintenant, enregistrez l’e-mail en tant que modèle en cliquant sur le bouton de bureau et en sélectionnant Enregistrer sous
- Sélectionnez Enregistrer en tant que type et choisissez Modèle Outlook (*.maintes fois)
- Choisissez l’emplacement où vous souhaitez l’enregistrer
- Cliquez sur sauvegarder et votre e-mail est maintenant enregistré en dehors d’Outlook
Faites défiler pour continuer
Comment utiliser un modèle dans Outlook 2007 et Outlook 2010
Il existe trois façons d’utiliser un modèle dans Outlook.
- La première consiste à double-cliquer sur le fichier lui-même à partir de l’Explorateur Windows (ou à le sélectionner dans la barre des tâches)
- La seconde consiste à y accéder via les formulaires dans Outlook
- Enfin, le modèle peut être utilisé depuis Outlook (stocké dans un dossier)
Examinons ces trois méthodes à tour de rôle
Un modèle Outlook épinglé à votre barre des tâches pour vous permettre d’y accéder facilement.
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Accéder à un modèle à partir de Windows à l’aide de l’Explorateur Windows ou l’épingler à la barre des tâches
- Pour utiliser un modèle dans l’Explorateur Windows, accédez au fichier et double-cliquez simplement dessus. Vous pourrez désormais ajouter un expéditeur et toute personnalisation avant d’envoyer l’e-mail.
- Si vous souhaitez l’épingler à votre barre des tâches, faites glisser le modèle vers votre barre des tâches sur votre Outlook et il sera épinglé comme le mien est à droite. Si votre Outlook n’est pas épinglé à votre barre des tâches, simplement clic-droit sur l’icône Outlook de la barre des tâches lorsqu’elle est ouverte et sélectionnez Épingle à la barre des tâches.
Accéder à un modèle via des formulaires dans Outlook
Lorsque vous enregistrez un e-mail et choisissez Modèle Outlook (*.oft) comme le Enregistrer sous type, Outlook utilisera par défaut un dossier de modèles, comme vous pouvez le voir sur la figure ci-dessous (vous verrez votre nom d’utilisateur plutôt qu’un espace vide sur votre ordinateur).
Formulaires Outlook dans Outlook 2007 et Outlook 2010.
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- Cliquer sur Outils
- Sélectionner Formes et alors Choisissez un formulaire
- Sélectionner Modèles utilisateur dans le système de fichiers dans Regarder dans
Vous pouvez voir mon modèle sélectionné dans la figure ci-dessous (vous verrez votre nom d’utilisateur plutôt qu’un blanc sur votre écran) :
Comment accéder à votre modèle enregistré via des formulaires dans Outlook 2007 ou Outlook 2010.
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- Cliquez sur Ouvert et votre modèle s’ouvrira
Pour accéder aux modèles dans Outlook 2010
- Naviguez vers le Maison languette
- Chèque Nouveaux articles
- Sélectionner Plus d’articles et alors Choisissez le formulaire
Accéder à un modèle via un dossier soit dans votre Outlook, soit dans une boîte aux lettres partagée
La dernière méthode de travail avec des modèles consiste à les enregistrer dans un dossier. Cette méthode est parfaite si vous devez envoyer régulièrement un e-mail très similaire aux mêmes destinataires.
Pour utiliser un exemple, supposons que votre service (le Service Desk) dispose d’un rapport Début de journée qui est envoyé chaque jour aux mêmes personnes. Vous voulez que cela ait exactement la même apparence en termes de formatage tous les jours. Votre équipe l’enverra chaque jour et utilisera le modèle comme base pour l’e-mail.
Tout d’abord, créez le modèle comme précédemment.
Création d’un modèle dans Outlook 2007 ou Outlook 2010.
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- Enregistrez l’e-mail en tant que modèle (*.oft) dans un dossier sur votre ordinateur
- Accédez au fichier que vous venez de créer et renommez l’extension du fichier de *.oft à *.msg
- Cliquez sur oui dans la boîte de dialogue d’avertissement Renommer
- Assurez-vous que le de: et À: ou Cci : les champs sont corrects
- sauvegarder l’e-mail une fois de plus
- Maintenant, faites glisser et déposez l’e-mail dans le dossier approprié de votre Outlook
Maintenant, nous avons l’e-mail enregistré dans un dossier. Ce dossier peut être soit dans votre propre Outlook, soit stocké dans un dossier sur une boîte aux lettres partagée.
Notre modèle terminé, stocké dans un dossier Outlook dans une boîte aux lettres partagée prête à être utilisée dans Outlook 2007 ou Outlook 2010.
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Je peux alors préparer le Début de journée rapport basé sur le modèle, puis cliquez sur envoyer
Le modèle d’e-mail restera dans le dossier Modèle prêt à être utilisé demain et les jours suivants !
Modification d’un modèle existant à utiliser dans Outlook 2007 ou Outlook 2010
La partie la plus délicate lors de l’utilisation de modèles consiste à les modifier lorsqu’ils se trouvent dans Outlook lui-même. Si vous avez enregistré le modèle dans Windows, vous pouvez simplement entrer, le modifier, l’enregistrer et vous avez terminé.
Si votre modèle est stocké dans Outlook, vous devez suivre les étapes ci-dessus et ajouter toutes les modifications que vous souhaitez à votre modèle à l’étape 4, sinon vous finirez soit par perdre toutes vos modifications, soit pire, vous ne pourrez pas le sauvegarder à Outlook comme modèle. Suivez simplement attentivement les étapes et tout ira bien!
Envelopper le tout
Les modèles sont un excellent moyen de gagner du temps dans Outlook. Si jamais vous vous retrouvez à envoyer des e-mails similaires ou même identiques à des personnes encore et encore, vous devriez envisager d’utiliser un modèle.
Dans cet article:
- Tout d’abord, nous avons examiné les différents types de fichiers dans lesquels vous pouvez enregistrer vos e-mails.
- Ensuite, nous avons examiné comment créer un modèle réel
- Ensuite, nous avons examiné trois façons d’utiliser les modèles (dans l’Explorateur Windows, via les formulaires dans Outlook et enfin en stockant les modèles dans un dossier dans Outlook lui-même)
- Nous avons également envisagé d’épingler votre modèle à votre barre des tâches pour vous permettre un accès rapide à vos modèles enregistrés.
J’espère que vous avez trouvé cet article intéressant et informatif et que vous utilisez maintenant des modèles dans votre travail quotidien pour gagner du temps, ce qui vous permettra d’en faire plus, de répondre aux questions courantes et d’envoyer des rapports plus rapidement que jamais. Merci beaucoup pour votre lecture, n’hésitez pas à laisser vos commentaires ci-dessous.
Cet article est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur. Le contenu est uniquement à des fins d’information ou de divertissement et ne remplace pas un conseil personnel ou un conseil professionnel en matière commerciale, financière, juridique ou technique.
© 2013 Robbie C Wilson
