Comment utiliser Microsoft OneNote pour la gestion de projet

Max a obtenu sa certification de professionnel en gestion de projet (PMP) en 2013. Il est titulaire d’une maîtrise en communication de l’U of I.

Microsoft OneNote n’obtient pas le crédit qu’il mérite en tant qu’outil remarquablement puissant pour soutenir les chefs de projet. Vous pouvez utiliser OneNote comme une solution simple où vous stockez tout de vos notes de réunion, générez et gérez votre liste de tâches, ajoutez des liens vers l’emplacement des fichiers pertinents, partagez vos blocs-notes OneNote, etc. OneNote est incroyablement flexible et chaque chef de projet l’utilisera invariablement un peu différemment, mais c’est certainement un outil qui vaut la peine d’être ajouté à sa ceinture d’outils.

Notes de réunion

Les chefs de projet créent souvent des notes de réunion directement dans un e-mail qui sera envoyé à l’équipe après la réunion dans Microsoft Word ou dans une autre application de traitement de texte. Au cours d’un projet, les notes de réunion vivront souvent dans des fichiers séparés, ce qui les rendra difficiles à parcourir si vous recherchez un élément particulier qui peut ou non avoir été documenté lors d’une réunion il y a des mois. Vous pouvez créer une page principale pour vos notes de réunion dans la section bloc-notes OneNote associée à votre projet, puis créer des sous-pages pour toutes vos notes de réunion ultérieures. Vous pouvez conserver vos notes directement dans la page OneNote en utilisant soit les puces intégrées, soit le système de numérotation, de la même manière que vous ajouteriez des niveaux dans Microsoft Word. La meilleure partie est que si vous créez toutes vos notes de réunion dans Microsoft OneNote, tout sera consultable, de sorte que vous pouvez trouver des termes clés à partir d’anciennes notes en quelques secondes plutôt qu’en heures.

Que faire lorsqu’un projet tourne mal

Liste de choses à faire

Si vous êtes un chef de projet jonglant avec plusieurs projets complexes, garder une trace de tous les rappels que vous créez pour vous-même au cours de la journée peut être un cauchemar absolu. Ces rappels finissent par être éparpillés dans des notes de réunion, des notes autocollantes et des piles de papier. Ils sont rarement tous rassemblés au même endroit, et ils peuvent ne jamais revenir sur votre radar jusqu’à ce que vous receviez un appel téléphonique en colère de votre patron vous rappelant de faire quelque chose. La création d’une liste de tâches sous forme de page en haut de la section Bloc-notes Microsoft OneNote où vous stockez les informations de votre projet vous permet d’accéder facilement à ces informations. Si vous avez créé vos notes de réunion dans OneNote, vous pouvez simplement copier les éléments pertinents que vous souhaitez insérer dans votre liste de tâches pour ce projet dans cette liste séparée. À partir de là, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur l’un des éléments d’une liste pour marquer cet élément comme un élément à faire avec une case à cocher, un élément important avec une icône en forme d’étoile, une idée avec une icône en forme d’ampoule, un mot de passe avec une icône de verrouillage, et plus encore. De plus, si Microsoft Outlook est configuré sur votre ordinateur, vous pouvez également créer des indicateurs de rappel associés à ces éléments qui s’afficheront et apparaîtront également dans Outlook.

Lien vers les fichiers pertinents

Vous pouvez également ajouter des liens de raccourci vers des fichiers pertinents sur votre ordinateur ou des sites Web en ligne n’importe où dans votre document. De plus, vous pouvez insérer des versions actives de fichiers Microsoft directement dans vos pages OneNote. Alternativement, vous pouvez insérer des fichiers qui ne sont pas associés aux applications Microsoft, mais ils s’afficheront au format PDF, s’ils peuvent être affichés du tout. Les liens peuvent être particulièrement utiles si vous créez une page dans la section bloc-notes de votre projet en tant que table des matières pour les fichiers de votre projet, puis que vous y revenez. Cela vous permettra d’accéder rapidement à ces fichiers à partir d’un seul emplacement sans avoir à parcourir un tas de dossiers pour accéder à ce dont vous avez besoin.

Partage facile

La meilleure partie de Microsoft OneNote est peut-être que si vous avez une section de bloc-notes OneNote dédiée à un projet, vous pouvez facilement partager cette section de bloc-notes avec toute autre personne disposant de OneNote. Vous pouvez envoyer cette section spécifique par e-mail ou vous rendre à l’emplacement où elle est enregistrée, la copier et l’envoyer à cette personne par d’autres moyens. Un bon cas d’utilisation à ce sujet est que si vous partez en vacances et que vous avez besoin de mettre quelqu’un au courant de votre projet afin qu’il puisse servir de point de contact pendant votre absence, vous pouvez lui envoyer votre fichier OneNote et lui donner littéralement toutes les informations sur le projet. De plus, si les fichiers que vous appelez dans le fichier de lien se trouvent dans un emplacement partagé où l’autre personne peut y accéder, elle pourra également facilement trouver vos fichiers.

Cet article est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur. Le contenu est uniquement à des fins d’information ou de divertissement et ne remplace pas un conseil personnel ou un conseil professionnel en matière commerciale, financière, juridique ou technique.

questions et réponses

Question: OneNote peut-il être sauvegardé ?

Réponse: Oui. Dans la version de bureau de OneNote, vous pouvez cliquer sur : Fichier/Options/Enregistrer et sauvegarder. De là, vous pouvez sauvegarder votre fichier OneNote.

Faites défiler pour continuer

© 2016 Max Dalton

Max Dalton (auteur) de Greater St. Louis, Missouri le 4 septembre 2017 :

Salut Darren. Impressionnant! Très lisse vous l’avez aimé. J’ai reçu beaucoup de bons commentaires sur les articles que j’ai rédigés à ce sujet.

Darren Manley le 30 août 2017 :

Max :

C’était probablement l’explication la plus directe et la plus pertinente que j’ai rencontrée à ce jour en utilisant OneNote pour prendre en charge une méthode de projet.

Merci d’avoir pris le temps d’écrire ceci.

Darren

Max Dalton (auteur) de Greater St. Louis, Missouri le 31 décembre 2016 :

Bonne chance! Je l’utilise depuis quelques années et je ne pense pas pouvoir m’en passer.

Jill Spencer des États-Unis le 31 décembre 2016 :

Merci pour ce tutoriel. Vous fournissez quelques bonnes idées pour l’utilisation de OneNote. Je vais essayer la liste de tâches et les liens vers les fichiers. Meilleur, Jill