Comment utiliser Dropbox comme réseau cloud gratuit pour une petite église

Ron est le pasteur fondateur d’une église à Harrisburg, en Pennsylvanie, et diplômé du Séminaire de Denver au Colorado.

Comment une petite église peut être plus efficace dans le ministère tout en allégeant la charge de ses ouvriers

En tant que pasteur d’une petite église avec des ressources financières et bénévoles limitées, il est très important de trouver des moyens de tirer parti des ressources dont nous disposons (ou, en langage clair, d’en avoir « plus pour notre argent »).

Dans notre église, tous nos bénévoles les plus engagés ont de multiples missions ministérielles ainsi que des horaires chargés à la maison et au travail. Pour cette raison, l’une de nos considérations les plus urgentes est de leur éviter d’avoir à se rendre au bâtiment de l’église plusieurs fois au cours de la semaine. Tout travail pouvant être effectué à la maison et selon l’horaire du travailleur est un grand avantage.

C’est pourquoi j’étais ravi de découvrir que nous pourrions créer un réseau basé sur le cloud auquel les travailleurs pourraient accéder depuis leur propre domicile, ou même des appareils mobiles, et travailler ensemble sur des tâches administratives ou créatives pour l’église. C’est ainsi que nous utilisons Dropbox. Cela a été très efficace pour nous. Et, le meilleur de tous, c’est gratuit!

Dropbox est un service qui stocke des dossiers et des fichiers à la fois sur des ordinateurs locaux et en ligne dans le cloud. Il vous permet de mettre à jour des fichiers sur un ordinateur et d’afficher automatiquement les modifications sur tous les autres ordinateurs de votre réseau virtuel.

Voici comment nous utilisons notre réseau cloud.

Utilisation de Dropbox dans le ministère administratif

Instructions pastorales – Nous avons sur notre réseau virtuel un document appelé Admin Tasks.doc. Samedi, en tant que pasteur, je mets toutes les instructions spéciales que je peux avoir pour l’équipe d’administration dans ce document sur mon ordinateur personnel. Ces instructions sont alors immédiatement disponibles sur l’ordinateur d’administration à l’église. Maintenant, quand j’arrive à l’église le dimanche matin, je n’ai plus besoin de passer du temps à alerter l’équipe d’administration des tâches qu’elle doit accomplir pour le culte de ce jour-là. Il est déjà là sur l’ordinateur du bureau.

Utilisation de Dropbox dans le ministère du culte

Dans notre petite église, je ne suis pas seulement le pasteur mais aussi le chef de louange, et notre réseau Dropbox s’est avéré être d’une grande aide pour moi dans ce rôle.

Listes de chansons – Nous conservons une liste principale de toutes nos chansons (avec titre, tonalité, paroles et configuration du clavier) sur le réseau virtuel. Lorsqu’une chanson est sélectionnée pour être utilisée, elle est simplement copiée de ce document maître dans un document contenant l’ensemble de chansons à utiliser dans ce service. Je peux mettre à jour les deux documents depuis chez moi ou à l’église, tout comme les autres membres de notre équipe de louange.

Le Bulletin- Dropbox nous permet de préparer nos bulletins avant le crunch du dimanche matin. Les instructions que j’ai mises dans Admin Tasks.doc samedi incluent le titre du sermon et le passage biblique, ainsi que toute information spéciale à inclure dans le bulletin. Le samedi soir, un membre de l’équipe d’administration récupère ces informations sur son ordinateur personnel et les utilise pour finaliser le bulletin, dont le modèle est également sur le réseau. Lorsque l’employé enregistre ses modifications localement, le bulletin prêt à imprimer devient immédiatement disponible sur l’ordinateur de l’église. Maintenant, lorsque l’ouvrier arrive à l’église le dimanche matin, il ne reste plus qu’à imprimer le bulletin complété.

Base de données distribuée – Nous hébergeons nos fichiers de base de données sur le réseau Dropbox afin que l’accès aux informations de base de données mises à jour soit toujours disponible pour les utilisateurs autorisés où qu’ils se trouvent. Par exemple, lorsque des informations sur les visiteurs sont ajoutées à la base de données après le culte, elles sont également disponibles, sans autre effort, pour moi et d’autres travailleurs sur nos ordinateurs personnels.

Ensembles de culte – Nous utilisons OpenSong (plus de logiciels gratuits) pour projeter les paroles des chansons, les Écritures et les annonces pendant le service. Dropbox me permet de préparer des sets de culte chaque fois que j’en ai le temps et de saisir les informations soit à la maison, dans mon bureau à l’église, soit directement sur l’ordinateur portable qui fait fonctionner notre vidéoprojecteur. Ainsi, une fois que j’ai obtenu la séquence de projection comme je le souhaite, y compris toute édition de paroles de chansons, d’annonces ou de passages bibliques, je n’ai qu’à l’enregistrer et elle est automatiquement prête à être transférée sur l’ordinateur portable de projection. Croyez-moi, ne pas avoir à coordonner les changements sur différents ordinateurs élimine beaucoup de maux de tête.

Sermons et notes de sermons – Une dernière façon dont Dropbox m’aide est avec mes notes de sermon et mes sermons finis. Je travaille entre mon bureau à l’église et mon étude à la maison. Ma recherche et ma rédaction de sermons peuvent être faites à n’importe quel endroit. Avec Dropbox, je n’ai pas besoin de transférer ces informations d’un endroit à un autre. Il est toujours automatiquement là où j’en ai besoin à ce moment-là. Si je termine un sermon dans mon bureau à la maison le samedi soir, il m’attendra sur l’ordinateur de mon église quand j’arriverai le dimanche matin. (Au fait, étant donné que des pannes techniques sont toujours possibles, j’emporte avec moi une copie imprimée du sermon).

Un peu (très peu) d’informations techniques

Lorsque Dropbox est installé sur votre ordinateur, il crée un dossier contenant tous les fichiers que vous ajoutez à votre réseau virtuel. Selon votre système d’exploitation, ce dossier peut avoir des noms de chemin différents. Pour éviter toute confusion à ce sujet, nous avons trouvé pratique d’attribuer la même lettre de lecteur au dossier Dropbox sur tous nos ordinateurs du réseau. Pour ce faire, nous utilisons un autre logiciel gratuit appelé Visual Subst, qui peut se charger automatiquement au démarrage.

Faites défiler pour continuer

Le dossier Dropbox sur tous nos ordinateurs apparaît comme le lecteur N:. Cela permet à nos applications logicielles qui utilisent nos fichiers réseau Dropbox d’y accéder simplement comme un autre lecteur local.

Sauvegarde automatique des fichiers

Une dernière fonctionnalité de Dropbox que je suis reconnaissant que nous n’ayons pas encore eu à utiliser est qu’il s’agit d’un système de sauvegarde automatique pour tous les fichiers qui y sont stockés. Tous les fichiers Dropbox sont stockés en ligne ainsi que sur des ordinateurs locaux. Les copies en ligne sont toujours synchronisées avec les copies locales et peuvent être utilisées pour restaurer tous les fichiers qui pourraient être perdus sur votre ordinateur.

Oui, ça vaut le coup !

Comme toute autre application logicielle, Dropbox nécessitera du temps et des efforts pour être configuré sur tous les ordinateurs que vous souhaitez avoir sur votre réseau virtuel. Si vous êtes comme moi, le temps pour de telles choses est toujours précieux. Mais j’ai trouvé que les résultats que nous avons obtenus en valaient la peine.

Avant Dropbox, je devais répondre à mes besoins de portabilité des données en m’envoyant des e-mails ou en téléchargeant et en téléchargeant sur des disquettes, des CD ou des clés USB. C’était beaucoup de tracas, de temps et d’erreurs (surtout quand il est tard et que vous vous rendez compte que vous et les données dont vous avez besoin en ce moment se trouvent à deux endroits différents).

Comment obtenir Dropbox

Dropbox est l’une des nombreuses offres logicielles connues sous le nom de services « Freemium ». Ces produits offrent gratuitement un certain niveau minimum de capacité, dans l’espoir que les utilisateurs passeront éventuellement à des niveaux de service premium. Pour nous, le service gratuit a été tout ce dont nous avions besoin.

Si vous êtes toujours aux prises avec l’un des problèmes que nous avons rencontrés ou si vous cherchez des moyens d’améliorer les opérations de votre ministère avec un petit budget, vous pouvez télécharger Dropbox et l’essayer.

Cet article est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur. Le contenu est uniquement à des fins d’information ou de divertissement et ne remplace pas un conseil personnel ou un conseil professionnel en matière commerciale, financière, juridique ou technique.

© 2013 Ronald E Franklin

Ronald E. Franklin (auteur) de Mechanicsburg, Pennsylvanie le 09 janvier 2018 :

Merci, Éric. Comme vous, j’utilise également Google Drive, ainsi que OneDrive et Amazon Drive. Mais pour le partage entre plusieurs utilisateurs, je fais le plus confiance à Dropbox.

Éric Fermier de Rockford Illinois le 9 janvier 2018 :

Un autre guide sympa. Bien que j’aie un compte Dropbox personnel, j’ai tendance à utiliser Google Drive pour mes affaires personnelles. C’est à cause d’une promotion gratuite où Google m’a donné de l’espace supplémentaire.

Ronald E. Franklin (auteur) de Mechanicsburg, Pennsylvanie, le 4 septembre 2017 :

Vincent, je peux seulement vous dire que lors de la mise en place de notre Dropbox je n’ai rien vu qui me fasse penser qu’il était inapproprié pour une église d’utiliser la version gratuite. Vous voudrez peut-être consulter les conditions d’utilisation de Dropbox pour voir si cela a changé.

Vincent le 02 septembre 2017 :

Salut – Merci pour votre message. Je veux juste être sûr qu’une église n’est pas considérée comme une « entreprise » du point de vue de la boîte de dépôt. Nous n’avons certainement pas besoin de tout ce qu’offre un abonnement professionnel, mais en même temps nous voulons être sûrs de ne pas enfreindre les règles ! Appréciez vos conseils.

Ronald E. Franklin (auteur) de Mechanicsburg, PA le 16 décembre 2014 :

Merci pour l’info, CloudGuy.

Ronald E. Franklin (auteur) de Mechanicsburg, Pennsylvanie, le 15 septembre 2014 :

Merci, DealForALiving. Vous voudrez peut-être vérifier avec eux pour vous assurer qu’ils en sont conscients et son potentiel. C’est sûr que ça nous facilite la vie.

Nick Deal de la Terre le 15 septembre 2014 :

Vraiment de bonnes choses ici, et je me demande si ma maison de culte utilise quelque chose comme Dropbox…

Ronald E. Franklin (auteur) de Mechanicsburg, Pennsylvanie, le 15 septembre 2014 :

Joan, utiliser Dropbox avec des chœurs semble être une excellente idée. Je peux imaginer, par exemple, avoir un référentiel de la musique d’une chorale, avec des mp3, disponible pour tous les membres via Dropbox. Merci d’avoir partagé.

Fay favorisé des États-Unis le 15 septembre 2014 :

Merci c’est bon à entendre. Appréciez-le.

Ronald E. Franklin (auteur) de Mechanicsburg, Pennsylvanie, le 15 septembre 2014 :

Merci, favorisé. Dropbox fonctionne toujours bien pour nous, et nous en dépendons vraiment.

Salle Jeanne de Los Angeles le 15 septembre 2014 :

J’adore ce que je peux faire avec Dropbox pour les chœurs avec lesquels je travaille.

Fay favorisé des États-Unis le 15 septembre 2014 :

Je ne savais pas que vous pouviez utiliser le cloud de cette façon. C’est mon mari qui m’en a parlé, mais juste pour sauver des articles. Je vais partager ça avec lui et l’épingler. Merci.

Ronald E. Franklin (auteur) de Mechanicsburg, Pennsylvanie, le 24 février 2014 :

Merci beaucoup, Convoqué.

Convoqué le 24 février 2014 :

Excellentes informations ! Je vais certainement suggérer d’utiliser Dropbox à mes clients consultants en communication d’église !

Ronald E. Franklin (auteur) de Mechanicsburg, PA le 07 avril 2013 :

Merci, Evans4life. J’espère que cette vidéo se passe extrêmement bien!

Evans4life le 07 avril 2013 :

Je luttais juste avec un moyen pratique de préparer une vidéo de la fête des mères pour notre école du dimanche. J’ai eu un ami qui a mentionné Drop Box et puis j’ai vu ce Hub ! Merci d’avoir expliqué comment cela fonctionne et quel gain de temps et d’argent c’est.

Heidi Thorne de la région de Chicago le 13 mars 2013 :

Vérifiez-le. Je pense que vous aimerez beaucoup des fonctionnalités de Box.com. Mais quel que soit le système que vous utilisez, ces sites de partage de fichiers dans le cloud ont éliminé un grand nombre d’envois de documents par e-mail !

Ronald E. Franklin (auteur) de Mechanicsburg, Pennsylvanie, le 12 mars 2013 :

Merci Heidi ! Je ne connaissais pas Box.com, alors j’ai jeté un coup d’œil rapide. Je vois qu’ils offrent 5 Go gratuits, alors que Dropbox ne fournit que 2 Go. Je vais certainement devoir vérifier.

Heidi Thorne de la région de Chicago le 12 mars 2013 :

Nous avons fait quelque chose de similaire pour une organisation à but non lucratif de protection des petits animaux en utilisant Box.com. Tellement génial d’avoir tous ces outils économiques disponibles !