Comment organiser Google Drive comme un pro !

Jonathan Wylie est un consultant en apprentissage numérique qui a pour passion d’aider les autres à tirer le meilleur parti de leur technologie.

Tu peux le faire!

Il est temps d’organiser votre Google Drive. Vous l’avez reporté pendant des mois et les choses sont devenues incontrôlables. Il devient de plus en plus difficile de trouver les fichiers dont vous avez besoin avec la barre de recherche, et le désordre que vous avez créé commence sérieusement à vous agacer. Si cela vous semble familier, vous êtes au bon endroit. Ce guide étape par étape est conçu pour vous remettre sur la bonne voie et mettre de l’ordre dans le chaos. Commençons.

Étape 1 : Décidez d’une structure de fichier

Avant de vous lancer tête première dans la création de dossiers et le déplacement de fichiers, vous devez réfléchir à ce à quoi pourrait ressembler votre structure de fichiers idéale. En d’autres termes, à quoi cela ressemblera-t-il lorsque vous aurez terminé ? De nombreuses personnes trouvent utile de dessiner cela sur une feuille de papier ou d’utiliser un outil de cartographie conceptuelle comme MindMaster.io pour créer un organigramme des dossiers dont vous avez besoin et de la manière dont ils seront organisés.

Le produit fini comprendra des dossiers de niveau supérieur, ou racine, ainsi que plusieurs couches de sous-dossiers. Les dossiers sont importants car ils constituent l’unité d’organisation que vous utiliserez pour trier vos fichiers, mais vous ne voulez pas en créer plus que nécessaire, en particulier au niveau supérieur. Plus vous avez de dossiers au niveau supérieur, plus ce sera lourd à long terme, alors pensez à la situation dans son ensemble. Quel est le nombre minimum de dossiers que vous pourriez utiliser pour catégoriser votre vie numérique ?

Dans le cadre de votre processus de cartographie mentale, envisagez d’ajouter un dossier appelé Mes archives. C’est un endroit idéal pour déplacer des fichiers qui ne sont plus pertinents, mais vous ne voulez pas les supprimer au cas où vous auriez besoin de vous y référer ultérieurement. Ce dossier ne doit pas être un dépotoir pour tout ce qui ne rentre pas dans votre nouvelle structure de fichiers. Donnez-lui un peu d’ordre en créant des sous-dossiers par date ou par sujet, sinon cela aussi deviendra rapidement incontrôlable.

Étape 2 : Créer des dossiers dans Google Drive

Maintenant que vous avez défini votre structure de fichiers idéale, il est temps de créer les dossiers dont vous avez besoin dans Google Drive. Il est important de reconnaître à ce stade que vous avez peut-être déjà des dossiers dans votre Google Drive, et c’est très bien. Laissez-les où ils sont pour le moment et continuez et créez les dossiers que vous avez planifiés à la première étape. Commencez par les dossiers de niveau supérieur, puis approfondissez et créez tous les sous-dossiers.

Pour faciliter la recherche de vos nouveaux dossiers, vous pouvez mettre un point ou un zéro devant le nom du dossier. Cela les affichera automatiquement en haut de votre structure de fichiers dans la barre latérale, car Google trie ces dossiers par ordre alphabétique. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur n’importe quel dossier et sélectionner une couleur pour celui-ci. C’est un excellent moyen d’étiqueter visuellement les dossiers que vous créez et de vous aider à trouver ceux que vous recherchez. Certaines personnes ajoutent même des emoji au nom du dossier pour une personnalité supplémentaire. Vous pouvez le faire rapidement à partir d’un appareil mobile ou copier et coller des icônes depuis emojipedia.org.

Lorsque vous créez vos dossiers, essayez de penser à une convention de dénomination claire qui décrit avec précision le contenu du dossier et peut être utilisée de manière cohérente dans votre Google Drive. Vous devez savoir exactement où se trouvent vos fichiers, alors ne les rendez pas ambigus ou ne répétez pas les noms de dossier dans votre système de fichiers, car cela deviendra rapidement déroutant et vous coûtera du temps lorsque vous fouillerez dans plusieurs dossiers à la recherche du fichier dont vous avez besoin.

Étape 3 : Dépoussiérage numérique

Considérez cette étape comme facultative, mais vous voudrez peut-être prendre quelques minutes et faire un peu de dépoussiérage numérique. Le but ici est de réduire le nombre de fichiers afin que vous n’ayez que ce dont vous avez besoin. Si vous supprimez les anciens fichiers maintenant, vous aurez moins de travail lorsque vous commencerez à déplacer des éléments dans votre structure de fichiers nouvellement organisée, cela devrait donc vous faire gagner du temps.

La vérité est que tout le monde a des fichiers dans son Google Drive qui ne servent plus à rien. Par exemple, je crée souvent des Google Docs et des diapositives pour présenter des fonctionnalités de démonstration lorsque je forme des personnes à l’utilisation des produits Google. Finalement, ces fichiers fantômes ne font qu’encombrer mon Drive, mais si j’utilise la barre de recherche de Google Drive pour rechercher « démo » ou « sans titre » comme nom de fichier, je peux rapidement trouver les fichiers qui nécessitent un aller simple pour la poubelle.

Un excellent moyen d’aller plus loin consiste à utiliser les options de recherche avancées intégrées à Google Drive. Cliquez simplement sur la flèche à droite de la barre de recherche pour trouver une variété de critères de recherche que vous pouvez utiliser pour éliminer les scories de votre Drive. Par exemple, vous pouvez définir un filtre pour rechercher tous les fichiers PDF dans votre Google Drive. Vous pouvez également filtrer par propriétaire du document ou rechercher les fichiers auxquels vous avez accédé récemment.

Étape 4 : Déplacer des fichiers et des dossiers dans Drive

C’est là que le vrai travail commence. Il est temps de déplacer tous vos fichiers dans les dossiers auxquels ils appartiennent. Tout d’abord, vous devez sélectionner les fichiers que vous souhaitez déplacer. Vous pouvez sélectionner un seul fichier ou dossier en cliquant dessus. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers en cliquant et en faisant glisser une sélection, ou en cliquant sur l’un d’entre eux, puis en maintenant la touche Ctrl enfoncée (touche Cmd pour Mac), puis en cliquant sur les autres fichiers que vous souhaitez ajouter à ce groupe. Ensuite, déplacez les fichiers vers leurs nouveaux emplacements avec l’une des méthodes ci-dessous :

Faites défiler pour continuer

1. Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers dans un dossier de la fenêtre principale ou dans un dossier de la barre latérale sur le côté gauche de l’écran.
2. Faites un clic droit sur vos fichiers sélectionnés et choisissez Déplacer vers, afin d’ouvrir le sélecteur de fichiers et de sélectionner un dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les fichiers.
3. Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Déplacer vers, afin de sélectionner un dossier dans lequel vous souhaitez déplacer les fichiers.

Si vous créez un nouveau fichier Google ou ouvrez un fichier existant, recherchez l’icône de dossier à droite du titre du document. Cliquez sur cette icône pour ouvrir le sélecteur de fichiers et choisir son nouvel emplacement. Vous pouvez également cliquer sur Fichier> Déplacer pour obtenir la même chose.

Si vous souhaitez placer le même fichier dans plusieurs dossiers, vous pouvez utiliser les raccourcis Drive. Comme un raccourci sur le bureau, un raccourci Drive pointe vers l’emplacement d’origine du fichier. Voici comment configurer cela :

1. Déplacez le fichier dans le dossier d’origine dans lequel vous souhaitez qu’il réside
2. Faites un clic droit sur le fichier et choisissez Ajouter un raccourci au lecteur
3. Ensuite, accédez au deuxième emplacement où vous souhaitez que le fichier apparaisse, puis cliquez sur Ajouter un raccourci.

Vous pouvez ajouter autant de raccourcis Drive que nécessaire et vous pouvez accéder au fichier d’origine via l’emplacement du raccourci ou l’emplacement d’origine.

Une autre façon d’organiser votre Google Drive consiste à utiliser l’application de bureau. Tout le monde ne sait pas que la version de bureau existe, mais elle est disponible gratuitement pour Mac ou PC. Google propose deux versions de Google Drive pour le bureau. Drive File Stream est recommandé pour les personnes disposant d’un compte Google émis par votre entreprise ou votre école, tandis que Sauvegarde et synchronisation est recommandé pour tous les autres. Vous pouvez trouver un lien pour télécharger les applications de bureau en cliquant sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit de Google Drive.

La raison pour laquelle certaines personnes préfèrent organiser leurs fichiers avec l’application de bureau Google Drive est qu’elle vous place dans un environnement de gestion de fichiers que vous connaissez probablement déjà. Une fois installé, il affiche tous vos fichiers Google Drive dans une fenêtre du Finder pour les utilisateurs de Mac ou dans une fenêtre de l’Explorateur de fichiers pour les utilisateurs de PC. À partir de là, vous pouvez créer de nouveaux dossiers et faire glisser et déposer des éléments de la même manière que vous le feriez avec tout autre fichier stocké sur votre ordinateur.

Qu’en est-il du partage avec moi ?

Beaucoup de gens ressentent le besoin d’organiser leurs fichiers partagés avec moi parce qu’ils ne supportent pas l’encombrement et le chaos qu’ils voient chaque fois qu’ils viennent ici. Cependant, cette option n’existe pas. Ces fichiers ne peuvent pas être organisés comme Mon Drive, et les fichiers resteront ici jusqu’à ce que vous les supprimiez manuellement. Pour le moment, vous ne pouvez organiser que les fichiers Google Drive qui vous appartiennent.

Si cela vous frustre, essayez de penser à Partagé avec moi comme un filtre. C’est simplement un moyen d’afficher les fichiers qui ont été partagés avec vous. Ni plus ni moins. Si quelqu’un partage avec vous un fichier que vous souhaitez inclure dans votre structure de fichiers Mon Drive, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et utiliser les raccourcis Drive pour l’ajouter au dossier de votre choix. Cela ne le retire pas de Partagé avec moi, mais cela vous donne la possibilité de l’inclure parmi vos propres fichiers si cela est important pour vous.

Si vous souhaitez supprimer des fichiers de votre Partagé avec moi, faites simplement un clic droit sur le fichier et sélectionnez Supprimer. Cela ne supprime pas le fichier, mais le supprimera de votre liste Partagé avec moi. Le propriétaire d’origine et tous les autres collaborateurs de ce fichier auront toujours accès à ce fichier.

Les meilleurs conseils pour Google Drive !

Fichiers Star pour un accès rapide dans Google Drive

Lorsque vous marquez un fichier, vous le mettez essentiellement en signet afin de pouvoir le trouver rapidement. Les fichiers favoris sont accessibles en cliquant sur l’option Favoris dans la barre latérale de votre Google Drive. Ces fichiers vivent toujours dans les dossiers qui leur sont attribués, mais ils sont filtrés et mis en évidence pour plus de visibilité dans la section Favoris de votre Google Drive. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur n’importe quel fichier ou dossier pour l’ajouter à Favoris, ou sélectionner un fichier et appuyer sur S sur votre clavier pour lui attribuer une étoile.

Les étoiles sont mieux réservées aux fichiers que vous utilisez encore et encore, mais l’utilisation de Starred comporte une certaine responsabilité car vous ne pouvez pas l’organiser. Cette zone peut rapidement être envahie par des fichiers qui ne vous sont plus aussi utiles qu’avant, vous devez donc revoir vos fichiers favoris toutes les quelques semaines pour vous assurer que les fichiers qui s’y trouvent sont toujours pertinents pour vous. Vous pouvez supprimer une étoile de la même manière que vous avez ajouté une étoile.

Succès! Vous avez organisé Google Drive !

Selon le nombre de fichiers dont vous disposez, l’organisation de Google Drive peut prendre un certain temps. Cependant, avec une approche systématique comme celle-ci, vous pouvez prendre le contrôle. Vous pouvez retrouver un peu d’ordre et planifier à l’avance pour l’avenir. Il faut de la discipline pour maintenir un système comme celui-ci, mais si jamais vous vous écartez du chemin de l’organisation, vous pouvez toujours revenir à ce guide la prochaine fois que votre Google Drive aura besoin d’un nettoyage de printemps.

Ce contenu est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur et ne vise pas à remplacer les conseils formels et individualisés d’un professionnel qualifié.

© 2020 Jonathan Wylie