Carolyn est une conceptrice pédagogique centrée sur l’apprenant qui est compétente pour générer de nouveaux contenus et améliorer les supports existants.
Le zoom est rapidement devenu une partie de la vie quotidienne.
Avant d’en venir aux conseils
Tout d’abord, je dois partager que je ne suis plus un Zoom Newbie. J’utilise Zoom depuis plus de deux ans. Je l’ai utilisé pour des réunions d’affaires, pour discuter avec des membres de la famille, pour prendre des nouvelles avec des amis, pour assister à des ateliers et même pour aller à l’église. C’est un programme très polyvalent, et il a radicalement changé la façon dont nous, les humains, communiquons. Heureusement, il était déjà en place avant que COVID-19 ne ferme tout.
Deuxièmement, Zoom n’est pas le seul programme de chat vidéo que j’ai utilisé. En plus de Zoom, j’ai également utilisé d’autres programmes, notamment Skype, Microsoft Teams et plusieurs autres. Je dois dire que pour moi, Zoom est simplement intuitivement plus facile à utiliser. La plupart des gens avec qui je me connecte ont peu ou pas de difficulté à l’installer et à l’exécuter. Certaines personnes ont du mal avec cela, mais Zoom est généralement convivial.
Cela dit, j’aimerais partager cinq conseils de base pour utiliser Zoom si vous avez peu ou pas d’expérience préalable. Ceux-ci ne sont pas destinés au vétéran de Zoom. Je m’adresse principalement à ceux d’entre vous qui viennent d’être lancés dans la vidéoconférence sans même une feuille de triche.
1. Testez votre équipement
J’utilise un microphone Logitech qui se trouve sur mon bureau, ainsi que des haut-parleurs Logitech. Je n’utilise pas d’écouteurs ou de casque, bien que beaucoup de gens le fassent. Je pense juste que cela rend l’expérience beaucoup plus naturelle si vous n’avez pas de casque. J’utilise également la caméra vidéo fournie avec mon ordinateur. Vous pouvez obtenir un appareil photo séparé si vous le souhaitez, mais si vous débutez, il n’y a vraiment pas de besoin urgent.
Comme pour tout ce qui est électronique, assurez-vous de tester votre équipement avant la réunion. Dans Zoom, une fonctionnalité de «test» pratique est disponible. Allez dans les paramètres (la petite icône ronde qui ressemble un peu à une fleur) et explorez pour vérifier votre vidéo et votre audio. Il y a plusieurs autres paramètres sur cette page. Ne vous en souciez pas trop lorsque vous débutez.
Micro Logitech
2. Soyez en avance
En fait, je le fais avec toutes les réunions auxquelles j’assiste. Je me présente tôt pour pouvoir m’installer. Si je ne suis qu’un participant, je me présente généralement environ deux ou trois minutes plus tôt aux réunions auxquelles j’assiste. Si j’héberge la réunion, je soutiens cela jusqu’à 5 à 10 minutes ou plus, afin d’avoir le temps de résoudre tout problème technique qui pourrait survenir.
C’est ma bête noire personnelle d’avoir des gens qui arrivent en retard, puis de perturber le flux de la conversation avec : « Je suis tellement désolé d’être en retard, mais je devais juste finir de classer mon étagère à épices par ordre alphabétique. Qu’est-ce que j’ai raté? » D’abord, je me fiche de savoir pourquoi tu es en retard. Deuxièmement, vous venez de perturber tout le flux de la réunion avec votre entrée. Enfin, nous ressentons tous maintenant le besoin de revenir en arrière et de vous rattraper, ce qui est tout simplement irrespectueux du temps des autres.
3. Soyez prêt pour la caméra
Pour l’amour de Dieu, vérifiez votre environnement avant de vous joindre à la réunion. Regardez ce qui apparaît derrière vous et à vos côtés. Déplacez ou couvrez tout ce que vous ne voulez pas que le monde entier voie. Par exemple, si vous avez un dossier de fichiers intitulé « Divorce » clairement visible en arrière-plan, vous souhaiterez peut-être le déplacer hors écran.
Aussi, prenez quelques minutes avant la réunion pour vérifier votre apparence personnelle. Vos cheveux sont peignés ? As-tu brossé tes dents? Vos vêtements sont-ils propres ? Vos verres ne tachent-ils pas ? Ce sont des choses simples à vérifier dans un miroir avant de passer devant la caméra. Il n’est pas nécessaire de « s’habiller » à moins que vous ne vouliez le faire. Mais vous devriez au moins être présentable.
Je choisis généralement un haut de couleur unie. Étant donné que seul mon torse est visible, je ne me soucie pas du pantalon que je porte (sauf le fait que je porte effectivement un pantalon). Certaines personnes vous conseilleront de porter une tenue professionnelle pour les réunions – haut et bas. C’est probablement sage, juste au cas où vous auriez besoin de sauter de votre bureau pour fermer une porte, éteindre un ventilateur, etc. Si vous avez oublié de porter quelque chose de « bas approprié », vous avez également la possibilité d’éteindre votre flux vidéo brièvement pendant que vous vous occupez de vos affaires.
4. Participation active
Venez à la réunion prêt à participer. Posez des questions, faites des commentaires et participez généralement à la discussion. À moins qu’il ne s’agisse d’une communication « à sens unique », vous devez vous efforcer d’être un participant actif. Passez en revue l’ordre du jour et préparez vos notes à l’avance pour toute réunion d’affaires. Notez quelques pensées que vous souhaitez inclure si c’est quelque chose de plus personnel. Ne vous contentez pas de vous présenter et de vous asseoir là.
Aussi, essayez de rester éveillé. Il est ennuyeux et irrespectueux de s’endormir lors d’une réunion en personne, et il en va de même pour une réunion en ligne. Buvez du café, aspergez-vous le visage d’eau froide, pincez-vous ou faites tout ce que vous devez faire pour vous réveiller et être alerte.
5. Fin à l’heure
Tout comme les réunions « en personne », vous devez avoir une heure de début et de fin désignée. C’est aussi une bonne idée de prévoir plus de temps que nécessaire, au lieu de manquer de temps à la fin. Vous voudrez peut-être spécifier intentionnellement une heure de fin qui n’est pas « à l’heure ». Par exemple, la réunion commence à 14 h 00 et se termine à 14 h 45. Pour les situations professionnelles, cela encourage les gens à rester concentrés et vous donne le temps de préparer votre prochaine réunion, si elle commence à 15 heures.
Vous avez des astuces ?
Si vous avez un bon tuyau, j’aimerais les entendre. Veuillez l’inclure dans la section des commentaires ci-dessous.
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Cet article est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur. Le contenu est uniquement à des fins d’information ou de divertissement et ne remplace pas un conseil personnel ou un conseil professionnel en matière commerciale, financière, juridique ou technique.
© 2020 Caroline Champs
Carolyn Fields (auteur) du Dakota du Sud, États-Unis, le 05 août 2020 :
Merci Dora. Heureux que vous ayez trouvé de la valeur.
Dora Weithers des Caraïbes le 05 août 2020 :
Zoom n’a été présenté que récemment et les conseils que vous donnez sont essentiels pour une bonne expérience de visionnage. Surtout les numéros 2 et 3. Merci.
Carolyn Fields (auteur) du Dakota du Sud, États-Unis, le 31 juillet 2020 :
Glenn,
Oui, l’éclairage est très important. Merci d’avoir fait remarquer cela.
Carolyn Fields (auteur) du Dakota du Sud, États-Unis, le 31 juillet 2020 :
MizBejabbers,
Merci pour vos commentaires. Je n’avais jamais entendu parler de Zoom envoyant des gens dans les airs. C’est bon à savoir.
Un paravent est une excellente idée. Merci pour cet ajout.
Doris James Miz Bejabbers de Beautiful South le 30 juillet 2020 :
Carolyn, j’aurais aimé lire cet article avant ma première réunion Zoom. résultat épouvantable. Le matin avant la réunion, j’ai ouvert un compte Zoom, puis j’ai testé mon équipement et je me suis déconnecté. Au moment du rendez-vous, je n’ai pas fait d’autre test, mais j’ai cliqué sur l’invitation et devinez quoi ?? Il m’a envoyé à une réunion où j’ai reconnu quatre autres personnes parmi les participants. Nous nous sommes assis et avons attendu l’hôte pendant environ 10 minutes et avons décidé de commencer sans elle. Elle ne s’est jamais montrée, mais nous avions une bonne réunion nous-mêmes sans elle. Trente minutes après le début de la réunion de 45 minutes, Zoom a expliqué que nous ne pouvions pas continuer sans l’hôte et nous a fermés.
Pour une raison quelconque, en ne testant plus l’équipement lorsque nous 5 personnes avons cliqué sur l’invitation, Zoom nous a envoyé dans l’éther, mais c’était le même éther. La vraie rencontre s’est bien passée sans nous, on l’a su plus tard. Il est donc plus important pour moi de tester le matériel que de me peigner avant la séance. MDR
Notre salle informatique est plutôt bordélique, merci mon mari, j’ai donc acheté un paravent et je l’ai installé avant toute réunion zoom. Cela cache également le fait que le mur de la caméra derrière moi doit être repeint.
Glenn Stok de Long Island, NY le 30 juillet 2020 :
De bons conseils Caroline. J’ai beaucoup utilisé Zoom ces derniers temps pour des réunions virtuelles et je me rapporte à tout ce dont vous avez discuté. J’ai eu des problèmes avec les gens qui ne respectaient pas les autres, comme vous l’avez décrit.
Vous avez demandé d’autres conseils, alors en voici un. Les gens doivent être conscients de l’éclairage et de sa provenance. Lors de mes réunions, j’avais souvent des gens avec la lumière du soleil qui entrait par une fenêtre derrière eux. Cela les faisait apparaître comme une silhouette sombre que personne ne pouvait voir. Je devais leur rappeler de s’assurer que la source de lumière était devant eux avant d’y assister.
Carolyn Fields (auteur) du Dakota du Sud, États-Unis, le 29 juillet 2020 :
Merci Liz. Bonnes observations.
Liz Westwood du Royaume-Uni le 29 juillet 2020 :
C’est un article très opportun. Zoom a explosé ces derniers mois. Ce n’est que dimanche qu’un groupe d’entre nous a commenté à quel point nous sommes tous plus compétents après plusieurs mois d’utilisation. Ce n’est pas comme les premiers jours où vous pouviez garantir qu’au moins une personne oublierait d’autoriser l’accès au microphone ou à la caméra. La technologie moderne comme le zoom a eu un impact très positif.
Carolyn Fields (auteur) du Dakota du Sud, États-Unis, le 28 juillet 2020 :
Merci d’être passée, Paméla. Content que tu aies aimé.
Paméla Oglesby de Floride ensoleillée le 28 juillet 2020 :
J’aime vos conseils sur les meilleures façons d’utiliser Zoom pour les réunions. Je pense que les étapes sont parfaitement adaptées à l’utilisation de ce programme, Carolyn.
