Avantages et inconvénients de Microsoft Word

Simon est rédacteur de contenu et expert en informatique. Il aime aussi partager de délicieuses recettes avec les lecteurs.

Découvrez les avantages et les défauts de Microsoft Word.

Kaitlyn Baker, CC0, via Unsplash

Pourquoi utiliser Microsoft Word ?

J’exerce la profession comptable depuis plus de 25 ans. Au cours de cette période, il y a eu une énorme poussée pour réduire les coûts administratifs. L’un des changements les plus importants que l’industrie a connus a été la suppression du pool de dactylographie.

Au fur et à mesure que le traitement de texte se développait, il permettait aux professionnels de créer leurs propres documents tels que des lettres, des mémos et même des brochures. Cela a réduit le besoin d’une section de secrétariat dédiée. Le traitement de texte a facilité l’intégration rapide et facile de divers documents (graphiques, feuilles de calcul, etc.) et a permis de rationaliser de nombreuses tâches fastidieuses au sein du bureau.

J’ai utilisé WordPerfect pour la première fois en 1987, et j’ai rapidement compris combien de temps on pouvait gagner en tapant mes propres lettres et mémos. En tant que professionnel de la comptabilité, j’envoyais constamment des mémos internes à diverses sections. Non seulement le traitement de texte m’a permis de réduire les fautes de frappe grâce au correcteur orthographique, mais il a également réduit le temps nécessaire pour faire parvenir ma lettre ou mon mémo tapé aux destinataires.

J’ai trouvé WordPerfect un peu difficile à utiliser. Par conséquent, j’étais très heureux lorsque Microsoft Office est sorti et que notre entreprise a commencé à l’utiliser. Microsoft a standardisé les menus sur l’ensemble de la suite bureautique et rendu le partage de différents médias beaucoup plus facile.

Aujourd’hui, j’utilise quotidiennement Microsoft Word ; non seulement je l’utilise pour rédiger des courriers et des notes de service, mais c’est aussi un outil très important dans la création de brochures et de documents de procédure. La possibilité d’insérer des diagrammes, des feuilles de calcul et d’autres supports en fait un outil essentiel pour moi au bureau.

Documents créés avec Microsoft Word

Qu’est-ce que Microsoft Office ?

Microsoft Word fait partie de la suite Microsoft Office. L’ensemble de la suite comprend également les produits suivants :

• Exceller: Un tableur puissant.
• Power Point: Un outil intuitif utilisé pour créer de superbes présentations.
• Une note: Un programme simple qui vous permet de rassembler des notes et des informations en un seul endroit.
• Perspectives: Un excellent gestionnaire d’informations personnelles qui vous permet de gérer des comptes de messagerie, des calendriers et des carnets d’adresses.
• éditeur: Cela vous aide à concevoir et à publier de superbes documents tels que des brochures et des newsletters.
• Accéder: Un système de gestion de base de données très puissant.

Avantages de Microsoft Word

Word permet de produire la plupart des documents traditionnellement créés par un pool de secrétariat ou par un service marketing. Cela réduit le temps et le coût de production du document et réduit le résultat net car il n’y a pas besoin d’un pool administratif dédié à la production de documents. Word vous donne les bons outils pour vous permettre d’être productif.

Les avantages de Word sont vastes et variés. Voici les principaux avantages.

• L’intégration: L’une des fonctionnalités les plus puissantes de Word est la possibilité d’intégrer n’importe quel document avec d’autres supports disponibles dans la suite Office. Il est facile d’incorporer des graphiques, des supports de présentation, des feuilles de calcul et tout autre support créé dans la suite. Comme le lien est dynamique, tout document que vous créez peut être mis à jour instantanément lorsque d’autres médias changent.
• Fusion et publipostage : Word permet de créer très facilement des documents personnalisés en utilisant une liste de noms et d’adresses dans une base de données et de les fusionner dans votre document. C’est idéal pour les envois massifs, les brochures ou les lettres. La fonction de fusion et publipostage est intuitive et riche en fonctionnalités, vous permettant de créer de nombreux documents différents tels que des étiquettes de publipostage.
• Collaboration: Une fonctionnalité remarquable sur Word est la possibilité de baliser le document pour les modifications. Cela permet à une série d’éditeurs de modifier et de mettre à jour le document et de permettre à tous les utilisateurs de voir les modifications apportées au document.
• Modèles : La bonne chose à propos de Word est qu’il existe des milliers de modèles disponibles, il est donc très facile de créer une brochure basée sur un modèle que quelqu’un a déjà conçu. La plupart des modèles sont très faciles à utiliser et très personnalisables, vous permettant de produire des résultats finaux époustouflants.
• Fichiers plus petits: Dans le passé, les fichiers Word étaient connus pour être relativement volumineux. C’était un problème si votre appareil disposait d’un espace de stockage limité. Word 2007 a introduit le nouveau format DOCX, qui a considérablement réduit la taille des fichiers Word. Ce format est maintenant la norme pour les documents.
• Application mobile: Une version mobile de Word est disponible sur les téléphones et tablettes Windows. Bien qu’il ne soit pas aussi robuste que la version de bureau, il vous permet de créer et de modifier des documents. C’est une excellente application pour travailler sur des documents lorsque vous êtes en déplacement.

Les utilisateurs avancés de Microsoft Word peuvent utiliser Visual Basic pour Applications (VBA) pour automatiser Word. VBA est un langage de programmation très puissant qui vous permet d’améliorer la fonctionnalité globale de Word.

Inconvénients de Microsoft Word

• Coût: Bien que Word soit le meilleur traitement de texte disponible, il peut être très coûteux. Vous pouvez obtenir des traitements de texte gratuits presque aussi puissants qui satisferont les besoins de la plupart des utilisateurs.
• Complexité: La plupart des utilisateurs n’utiliseront probablement jamais 50 % des fonctionnalités de Word. La complexité peut en fait être dissuasive car certains utilisateurs seront dépassés par les fonctionnalités disponibles. Le ruban présente certains des éléments les plus fréquemment utilisés, mais le manque d’intuitivité du ruban peut ajouter à la confusion.
• Pas toujours intuitif : Certaines fonctions ne sont pas toujours intuitives et cela peut prendre un certain temps pour obtenir les effets souhaités. J’ai personnellement eu des problèmes pour insérer des images et aligner correctement le texte autour des images. Les options disponibles semblent offrir ce dont j’ai besoin, mais je n’obtiens pas toujours l’effet désiré.
• Fonctionnalités supprimées: certaines fonctionnalités familières de Word ont été supprimées par le passé. Cela inclut la barre d’outils iconique qui a été remplacée par le ruban. Word disposait également auparavant d’outils tels que la reconnaissance vocale, bien que cette fonctionnalité soit devenue une partie de Windows.

A quoi peut servir Microsoft Word ?

Word est très polyvalent et peut être utilisé pour créer presque n’importe quel type de document. Voici quelques exemples.

Faites défiler pour continuer

• Calendriers
• Dépliants
• calendriers
• cartes
• dépliants
• Formes
• Factures
• Listes
• planificateurs
• les propositions
• Rapports
• programme

Comment apprendre à utiliser Microsoft Word

Word est un programme assez complexe. Il est donc important d’apprendre à l’utiliser efficacement. Il existe plusieurs moyens efficaces.

• Apprendre par expérience : Plus vous utiliserez Word, plus vous apprendrez à l’utiliser efficacement. N’ayez pas peur d’explorer le ruban et d’essayer certaines des fonctionnalités. Avec la fonction Annuler, vous pouvez toujours annuler les modifications indésirables.
• livres: Il existe des dizaines de grands livres qui couvrent tous les aspects de Word. Je suggère de commencer avec un livre pour débutants et de passer à des techniques plus avancées une fois que vous avez maîtrisé les bases.
• Cours: Microsoft propose de nombreuses formations gratuites sur son site Web. Ils sont une excellente ressource pour les utilisateurs de tout niveau. De nombreuses organisations professionnelles proposent des cours en fonction de votre niveau d’expertise.
• Mentor: Une fois que vous avez appris les bases, c’est une excellente idée de trouver quelqu’un qui peut vous conseiller sur les meilleures techniques d’utilisation de Word.

Comment obtenir de l’aide avec Microsoft Word

Il y aura des moments où vous serez bloqué sur Word. Bien que vous ayez tout lu, vous devrez demander conseil. Il y a plusieurs options disponibles.

• Recherchez sur le site Web de support Microsoft : Il existe une grande quantité d’aide sur le site de support Microsoft. La plupart des problèmes que vous rencontrez auront une solution ou un contournement décrit sur le site.
• Forum : Il existe des centaines d’excellents forums sur le Web dédiés à Microsoft Office. Vous pouvez rechercher sur ces forums une solution à votre problème ou poser une question si vous ne trouvez pas de réponse.

Alternatives à Microsoft Word

Microsoft Word est le traitement de texte le plus populaire au monde, mais il existe plusieurs très bonnes alternatives à considérer.

• Apache OpenOffice : Il s’agit de l’alternative gratuite la plus largement utilisée et propose une suite bureautique complète. Le traitement de texte est très bon ; il n’a pas toutes les fonctionnalités de Word, mais il est idéal pour l’utilisateur moyen. Il est un peu plus difficile à utiliser que Word, mais il peut produire des résultats comparables.
• Google Docs : Il s’agit d’une application entièrement basée sur le cloud qui offre une expérience de traitement de texte décente. Ce n’est pas aussi complexe que Word, mais il offre d’excellentes fonctionnalités de collaboration.
• Corel WordPerfect : WordPerfect est peut-être le concurrent le plus proche de Word en termes de fonctionnalités. Il est très puissant et peut produire d’excellents documents. Je le trouve un peu moins intuitif à utiliser, mais il a des fonctionnalités puissantes que Word n’a pas.
• LibreOffice Writer : LibreOffice est une alternative open source à Microsoft Office. Il propose de nombreux programmes similaires, dont un traitement de texte appelé Writer. Il offre de nombreuses fonctionnalités similaires à Word. En termes d’apparence, sa mise en page est similaire aux anciennes versions de Word.
• AbiWord : Il s’agit d’un traitement de texte gratuit qui n’est pas rattaché à une suite bureautique. Il possède des fonctionnalités standard telles que des modèles et des options de formatage. Il dispose également d’un composant en ligne qui vous permet de stocker des documents sur le Web et de collaborer avec d’autres.

© 2015 Simon

Yunous le 17 avril 2020 :

Je pensais que Microsoft n’était populaire qu’en Afrique du Sud. J’adore ça et j’apprends vraiment beaucoup plus de toi. Je pourrais envisager de rejoindre une formation professionnelle pour devenir un expert comme vous.

Stephen Cooksey de Phoenix le 04 avril 2020 :

Merci, Simon, pour le partage d’informations incroyables sur MS-Word.

Tout ce que vous avez partagé est très utile pour les utilisateurs de MS-Word.

Md Shabuj du Bangladesh le 18 novembre 2019 :

Merci de partager l’information. Je suis très heureux d’avoir lu votre article. Excellente information monsieur ji.

Sharon López des Philippines le 18 octobre 2019 :

Microsoft Word a été le premier programme que j’ai appris en ce qui concerne le fonctionnement de l’ordinateur. Je l’utilise depuis 2004. Même si je connais déjà différents programmes et applications, je l’utilise toujours tous les jours. Merci d’avoir partagé une discussion complète sur le programme.

James Costansin le 05 juillet 2019 :

Personnellement, je préfère Google Docs car il permet une collaboration beaucoup plus facile.

Rumona le 24 mai 2019 :

Merci d’avoir partagé

Adil Khan de Noida le 06 juillet 2018 :

Merci de partager ce type d’article, cela m’aide à comprendre pourquoi Microsoft Word est important à apprendre.

Marc Johann de Nouvelle-Zélande le 06 février 2015 :

Je me souviens de DOS avant pour le traitement de texte. C’était la star de Word. DOS a été remplacé par Microsoft et nous avons maintenant MS Word. J’adore votre hub sur MS Word.

Ronald E. Franklin de Mechanicsburg, Pennsylvanie, le 05 février 2015 :

J’ai utilisé Word depuis que c’était Word pour Windows. Pour moi, la « mise à niveau » du ruban est un désastre absolu. Je suis resté avec Word 2003, qui fait un excellent travail pour répondre à mes besoins sans m’obliger à réapprendre le programme. Word 2003 est toujours disponible via E-bay et d’autres vendeurs, et si quelqu’un me le demandait (personne ne l’a fait), je le recommanderais plutôt que les versions les plus récentes.

Peggy Bois de Houston, Texas le 5 février 2015 :

J’utilise Microsoft Word pour taper principalement des lettres et j’ai inséré des photos comme dans notre lettre de Noël chaque année. Il est évident à la lecture de ceci qu’il existe de nombreuses autres fonctionnalités disponibles à des fins professionnelles, etc. Hub intéressant et informatif ! Upvotes et partageront.

Marilyn L Davis de Géorgie le 05 février 2015 :

Bonjour, Simon; excellent récapitulatif de votre longue histoire avec Word et des avantages et inconvénients. D’après votre article, « Alors que les utilisateurs expérimentés trouveront ce qu’ils veulent, les nouveaux utilisateurs auront du mal à trouver toutes les fonctionnalités. » En tant qu’utilisateur depuis le début des années 1990, je me suis habitué aux choses telles qu’elles étaient. À chaque mise à jour nécessaire, je trouve toujours ce dont j’ai besoin, il suffit de chercher.

Mon petit-fils utilise maintenant Word à l’école en 2e année, mais m’appelle toujours pour ma contribution. Au moins quelqu’un pense que je suis un expert. Je lui envoie cet article, pour qu’il puisse lire un « vrai » expert. Bon travail. ~ Marilyn

Debra Allen de West By God le 05 février 2015 :

J’ai aimé l’invitation ! LOL J’utilise mot pour document et c’est à peu près tout. De temps en temps, je ferai un dépliant ou un autre document pour mon mari. Merci pour toutes ces informations.

Marsha Cooper le 05 février 2015 :

Je n’avais vraiment aucune idée que vous pouviez faire autant avec Word!