Misbah est une créatrice en ligne qui aime partager ses connaissances et son expérience avec les autres.
Création de Misbah Sheikh – Created with Canva
Une alternative à Microsoft Word
J’utilise Microsoft Word depuis que je suis au collège. Je l’ai toujours trouvé utile et, jusqu’à récemment, je ne connaissais aucune autre application/logiciel ayant le même potentiel que Word.
Cependant, en ce qui concerne le formatage, Word peut faire ressembler votre document à un désastre en quelques secondes une fois que vous commencez à jouer avec les paramètres de format. Donc, c’était la partie de Microsoft Word que j’ai toujours détestée.
Je travaillais récemment sur un projet et, à la suggestion d’un ami, j’ai commencé à utiliser Google Docs. C’est un outil fantastique que Google vous fournit gratuitement. Si vous êtes un utilisateur régulier de Google, vous apprécierez le service intrigant fourni par Google.
Qu’est-ce que Google Documents ?
Google Docs est un traitement de texte en ligne gratuit qui vous permet de formater et de créer des documents. Il vous permet également de partager votre travail avec d’autres. Il s’agit d’un outil de cloud computing qui est l’une des nombreuses options de documents disponibles dans Google Drive. Vous n’avez pas besoin de transporter des périphériques USB avec vous si vous utilisez Google Drive ; tous vos fichiers sont toujours avec vous où que vous alliez.
Il existe de nombreuses idées fausses sur Google Docs, telles que la perte de la confidentialité de vos documents simplement parce qu’ils sont basés sur le cloud, mais ce n’est pas du tout le cas et vous avez un contrôle total sur tout ce que vous créez et partagez.
L’article explique neuf raisons pour lesquelles vous devriez utiliser Google Docs, ainsi que la façon de l’utiliser pour créer, formater, télécharger et partager votre travail.
1. C’est gratuit
Google offre à ses utilisateurs 15 Go d’espace de stockage gratuit sur Google Drive. Il permet aux utilisateurs de sauvegarder des données, des documents, des vidéos ou tout ce qu’ils choisissent de stocker. Ainsi, si vous écrivez et enregistrez votre fichier dans Google Docs, il restera dans votre lecteur et n’occupera aucun espace sur votre appareil, mais vous pouvez télécharger le fichier dans plusieurs formats si vous le souhaitez. Nous aborderons cette fonctionnalité plus en détail plus loin dans cet article.
2. Facilement accessible n’importe où
Pour démarrer avec Google Docs, il vous suffit de vous connecter à Google Drive sur n’importe quel appareil (Ordinateur, Mobile, Tab, etc.) disposant d’une connexion Internet. Il est plus facile que Word et ne nécessite aucun téléchargement ni installation. Word prend plus de temps, tandis que Google Docs est plus convivial et fluide.
3. Télécharger dans différents formats
Google permet à ses utilisateurs de télécharger des fichiers dans plusieurs formats. Que vous ayez besoin d’enregistrer votre travail au format TXT, EPUB, RTF, PDF, HTML ou tout autre format de texte, les détails complexes du logiciel peuvent vous aider à convertir rapidement vos fichiers au format requis en un seul clic.
Google vous permet d’enregistrer votre fichier dans les formats suivants :
- Format HTML ou page Web (.html)
- Microsoft Word (.docx)
- Format de document ouvert (.odt)
- Texte brut (.txt)
- Format de texte enrichi (.rtf)
- Publication électronique (.epub)
- Format PDF
4. Synthèse vocale
Vous ne savez probablement pas que Google Docs inclut des fonctionnalités spécifiques de synthèse vocale qui permettent à votre application de lecture d’écran de lire des documents pour vous. Avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord installer un logiciel de lecture d’écran.
Vous pouvez ignorer cette étape si votre ordinateur dispose déjà d’un logiciel de lecture d’écran intégré, tel qu’Apple VoiceOver ou ChromeVox. Sinon, je suggère d’utiliser le logiciel de lecture d’écran NVDA. Il s’agit d’un logiciel de lecture d’écran open source gratuit et simple à utiliser.
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Il n’y a pas de paramètres supplémentaires à configurer pour l’utiliser avec Google Docs. Téléchargez et installez simplement le logiciel et suivez les instructions ci-dessous.
Comment activer le lecteur d’écran Google Docs
Si l’option de lecteur d’écran Google Docs n’est pas activée, votre logiciel de lecteur d’écran ne pourra pas lire le texte. Voici comment activer le lecteur d’écran dans Google Docs :
- Cliquez sur le menu « Outils » dans la barre supérieure, puis sélectionnez « Paramètres d’accessibilité ».
- Cochez maintenant la case à côté de « Activer la prise en charge du lecteur d’écran » et cliquez sur « OK. »
- Après cela, vous remarquerez un nouveau menu Accessibilité dans la barre supérieure. Vous pouvez l’utiliser pour lire du texte à voix haute dans Google Docs.
- Ouvrez le document et sélectionnez le texte que vous souhaitez lire à haute voix. Une astuce simple pour sélectionner tout votre texte consiste à appuyer sur Ctrl+A.
- Maintenant, dans la barre de menu supérieure, sélectionnez « Accessibilité » et alors « Énoncer la sélection » du « Parler » option. Et bingo, votre logiciel de lecture d’écran est prêt à lire le texte à voix haute.
Il existe également un raccourci clavier dans Google Docs pour cette fonction. Une fois le texte requis sélectionné, appuyez sur Ctrl+Alt+X pour commencer la lecture à haute voix.
Noter: Si vous ne souhaitez pas installer de logiciel de lecture d’écran sur votre ordinateur, vous pouvez également utiliser ce lecteur d’écran (extension Chrome) de Google. Mais ce lecteur d’écran ne fonctionnera que dans le navigateur Chrome.
5. Partage facile
Google Docs simplifie et facilite le partage de documents avec d’autres personnes. C’est idéal pour recevoir des commentaires sur votre écriture ainsi que sur l’édition. Cliquez sur le bouton de partage et entrez l’adresse e-mail de l’autre personne ; la personne recevra une alerte par e-mail et pourra commencer à éditer et à commenter immédiatement. C’est plus pratique que d’envoyer et de recevoir des documents par e-mail.
6. Commenter
La fonction de commentaire est la plus intéressante. Modifiez en temps réel avec un partage facile et utilisez des commentaires, des idées et des éléments d’action pour faire avancer les choses. Pour un travail d’équipe riche, utilisez des @-mentions pour ajouter des personnes, des fichiers ou des événements pertinents à vos documents en ligne. C’est facile.
Sélectionnez du texte, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez « commentaire. » Votre commentaire apparaît à droite et tout ce que vous commentez est automatiquement partagé avec la personne qui a créé le document. En combinaison avec le partage, cette fonctionnalité permet de discuter et de modifier rapidement des documents sans avoir besoin de créer des versions, de les enregistrer ou de les envoyer par e-mail.
7. Traduisez votre document
Google Docs vous permet de traduire votre document dans n’importe quelle langue. Installez simplement le module complémentaire Translate et vous êtes prêt à partir.
8. Travailler hors ligne
L’un des avantages de l’utilisation de Google Docs est que vous pouvez modifier, enregistrer et créer des documents même lorsque vous n’êtes pas connecté à Internet. Cela peut être avantageux si vous avez besoin de travailler pendant que vous voyagez. Les modifications que vous apportez seront enregistrées et synchronisées lorsque vous vous reconnecterez à Internet. Cependant, ce n’est pas une fonction automatique. Vous devez activer les connexions hors ligne dans votre compte.
Pour ce faire, accédez à la page d’accueil de Google Docs et recherchez le bouton de menu sur le côté gauche. Une boîte pop-up apparaîtra alors sur votre écran. Activez l’option Hors ligne pour « sur » pour activer l’édition hors ligne.
9. Saisie vocale
Vous pouvez accélérer votre processus d’écriture en utilisant la saisie vocale dans Google Docs. Pour utiliser cette fonction, vérifiez d’abord les paramètres de votre appareil pour vous assurer que votre microphone fonctionne. Ensuite, sur Google Docs, cliquez sur Outils, puis sur Saisie vocale. Un symbole de microphone apparaîtra.
Cliquez sur Outils, puis sur Saisie vocale. Un symbole de microphone apparaîtra. cliquez sur Outils, puis sur Saisie vocale. Un symbole de microphone apparaîtra. Cliquez dessus et commencez à parler.
Cliquez sur l’icône du microphone pour lancer la fonction de synthèse vocale. Google transformera vos paroles en texte, que vous verrez apparaître sur la page.
Le guide du débutant de Google Docs
Maintenant que nous avons couvert ce qu’est Google Docs et pourquoi vous devriez envisager de l’utiliser, il est maintenant temps d’expliquer comment l’utiliser.
Étape 1 : Se connecter
- Accédez à Google Docs et connectez-vous à votre compte Google.
- En haut à gauche, sous « Commencer un nouveau document, » cliquez sur le signe +.
En haut à gauche, sous « Commencer un nouveau document, » cliquez sur le signe +.
Étape 2 : Rédiger ou modifier
- Ouvrez une nouvelle (page vierge), écrivez ou importez un fichier à modifier depuis Google Docs, Drive ou votre appareil. Pour importer un fichier dans la liste déroulante Fichier> Ouvrir> choisissez le document parmi les documents partagés, Google Docs, récents ou téléchargés depuis votre appareil.
- Commencez à écrire ou à éditer.
- Google Docs, comme Microsoft Word, vous permet de sélectionner votre police, votre taille de texte et votre style préférés.
- Pour annuler ou rétablir une action, en haut, cliquez sur Annuler ou Rétablir.
- Vous pouvez également insérer des images, des tableaux, des dessins, des graphiques, etc. à partir de l’option d’insertion de la barre d’outils
- Vous pouvez également faire de la saisie vocale comme nous l’avons vu ci-dessus.
- Il vous permet également de traduire le document en quelques secondes.
Google Workspace Marketplace vous permet d’installer des extensions sur votre navigateur Chrome qui peuvent vous aider à créer et
- Google Docs fournit également de merveilleuses extensions. La fonctionnalité est plus qu’intéressante. Cette fonctionnalité est connue sous le nom de Google Workspace Marketplace et vous permet d’installer des extensions sur votre navigateur Chrome qui peuvent vous aider à créer et à modifier des documents Google Docs.
Étape 3 : Téléchargez, partagez ou envoyez le fichier par e-mail
Vous n’avez pas à vous soucier de l’enregistrement de votre fichier car il s’agit d’un système automatique et Google Docs enregistrera toujours toutes les modifications que vous apportez. Il existe de nombreux trucs et astuces dont les utilisateurs peuvent profiter lorsqu’ils utilisent Google Docs, qu’ils travaillent individuellement ou en équipe.
Vous pouvez partager des fichiers et des dossiers avec des personnes et choisir si elles peuvent les afficher, les modifier ou les commenter.
Partagez votre document avec d’autres : Vous pouvez partager des fichiers et des dossiers avec d’autres personnes et choisir si elles peuvent les afficher, les modifier ou les commenter.
Cela enverra une invitation à la boîte de réception de la personne et ajoutera le document à son Google Drive.
Envoyez le fichier par e-mail : Vous pouvez également partager votre document avec une adresse e-mail. Cela enverra une invitation à la boîte de réception de la personne et ajoutera le document à son Google Drive.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également contrôler les paramètres de confidentialité lors de l’envoi du fichier par e-mail. Vous pouvez choisir s’ils peuvent afficher, modifier ou commenter.
Les utilisateurs peuvent également télécharger des fichiers dans différents formats de fichiers sur leurs appareils à tout moment. Quelques formats proposés par Google pour télécharger le fichier incluent docx, odt, rtf, pdf, epub et bien d’autres.
Téléchargez le fichier sur votre appareil :
Google Docs permet aux utilisateurs de télécharger à tout moment des fichiers dans une variété de formats de fichiers sur leurs appareils. Il fournit plusieurs formats pour télécharger des fichiers, notamment TXT, EPUB, RTF, PDF, HTML et bien d’autres.
Dernières pensées
J’espère que vous avez trouvé cet article intéressant et que vous avez appris quelque chose de nouveau sur cet outil fantastique fourni par Google. Comme Google est derrière le logiciel, vous pouvez être sûr qu’il ne fera que croître. Vous bénéficiez du soutien de l’un des principaux éditeurs de logiciels au monde, et ce, tout à fait gratuitement. Prendre plaisir!
Sources de référence
Google Docs
2 façons d’utiliser la synthèse vocale dans Google Docs pour lire du texte à voix haute
Les 13 principales raisons d’utiliser Google Docs (et Ditch Word)
Ce contenu est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur et ne vise pas à remplacer les conseils formels et individualisés d’un professionnel qualifié.
© 2022 Misbah Cheikh
