Jonathan Wylie est écrivain, éducateur et podcasteur. Vous pouvez entendre la version audio de cet article, et d’autres, sur le podcast Unpacking iOS
L’attrait de la boîte de réception zéro
E-mail. Il semble ne jamais s’arrêter. Il n’y a apparemment pas d’échappatoire. Cependant, il n’est pas nécessaire que ce soit le cauchemar que vous craignez. L’application iOS Mail pour iPhone et iPad regorge de fonctionnalités cachées que vous pouvez utiliser à votre avantage. Oui, il existe d’autres applications de messagerie dans l’App Store, mais n’abandonnez pas l’application Apple Mail pour iPhone et iPad tant que vous n’avez pas exploré tout ce qu’elle a à offrir.
1. Changer la signature « Envoyé depuis mon iPhone »
Les signatures électroniques sont un excellent point de départ. Par défaut, Apple inclut désormais le cliché « Envoyé depuis mon iPhone » ou « Envoyé depuis mon iPad » après chaque e-mail que vous composez dans le client Apple Mail. Cependant, cela est facile à modifier et à personnaliser à votre guise. Voici comment:
- Ouvrez l’application Paramètres
- Appuyez sur Courrier
- Appuyez sur Signature
- Appuyez dans la zone de signature pour ajouter votre propre signature
Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, vous pouvez avoir une signature différente pour chaque compte. Accédez simplement à Paramètres> Courrier> Signatures et appuyez sur l’option Par compte pour définir une signature différente pour chaque compte de messagerie à partir duquel vous envoyez. Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez créer une plus grande séparation entre les e-mails envoyés depuis votre compte professionnel et les e-mails provenant de vos comptes personnels.
2. Minimisez les brouillons d’e-mails pour plus d’espace
Si vous rédigez un e-mail et que vous souhaitez faire référence à certaines informations contenues dans un autre e-mail, vous pouvez minimiser celui sur lequel vous travaillez et revenir à votre boîte de réception pour trouver les informations dont vous avez besoin. Tout ce que vous faites est de glisser vers le bas depuis le haut de la fenêtre de rédaction et votre e-mail sera minimisé dans un plateau en bas de votre écran. Une fois que vous avez trouvé les informations dont vous avez besoin, appuyez sur l’e-mail réduit pour l’ouvrir à nouveau et continuer à travailler dessus.
Si vous passez entre plusieurs e-mails à la fois, vous pouvez tous les minimiser en suivant la même méthode. Pour choisir celui dont vous avez besoin, appuyez simplement sur la pile en bas de l’écran pour choisir parmi les brouillons sur lesquels vous travaillez. Si vous décidez que vous n’avez plus besoin de l’un de ces e-mails, appuyez sur le X dans le coin supérieur gauche pour le supprimer, ou balayez-le d’un geste d’un doigt de droite à gauche.
Vous pouvez basculer entre plusieurs brouillons d’e-mails selon votre humeur
Jonathan Wylie
3. Invoquer Siri pour l’aide par e-mail
Siri peut également vous aider avec votre e-mail. Par exemple, vous pouvez donner une commande telle que « Envoyez un e-mail au Dr Collins et dites-lui que je passerai chez moi pour récupérer les papiers ». Voici quelques autres choses que vous pouvez demander à Siri de vous aider lorsque vous utilisez l’application Mail sur votre iPhone ou iPad.
- Envoyer un e-mail à ma femme
- Envoyez un e-mail à Karl à propos du changement de plans
- Vérifier le courriel
- Afficher le nouvel e-mail de Karen
- Lire mon courrier
- Répondre à cet e-mail
- Rechercher dans le courrier les e-mails d’Amazon
- Supprimer tous les e-mails
- Supprimer tous les e-mails d’hier
4. Corbeille et archivage des e-mails sur iPhone et iPad
Sur mon compte Gmail, il y a un bouton d’archivage pour supprimer les e-mails de ma boîte de réception, tandis que mes e-mails Outlook ont une corbeille. Pour être honnête, je ne sais pas pourquoi, mais je peux vous dire quelques façons simples de le réparer.
Si vous appuyez et maintenez l’icône de la corbeille, vous aurez la possibilité d’archiver un e-mail à la place. Il en va de même pour le bouton d’archivage. Appuyez longuement dessus et vous aurez la possibilité d’envoyer un e-mail à la corbeille.
Si vous voulez simplement le contraire de ce que vous avez, il existe une solution plus permanente. Suivez les étapes ci-dessous :
- Ouvrez Paramètres et appuyez sur Mots de passe et comptes
- Appuyez sur le compte de messagerie que vous souhaitez corriger
- Appuyez sur votre adresse e-mail à côté du libellé Compte
- Appuyez sur Paramètres avancés
- Choisissez Boîte aux lettres supprimée ou Boîte aux lettres archivée pour la boîte aux lettres dans laquelle vous souhaitez que vos e-mails supprimés aillent
- Appuyez sur Compte dans le coin supérieur gauche
- Appuyez sur Terminé pour enregistrer vos préférences
L’exécution des étapes ci-dessus transformera votre corbeille en bouton d’archivage ou votre bouton d’archivage en icône de corbeille. Maintenant, jetez quelques e-mails !
Faites défiler pour continuer
Appuyez et maintenez l’icône de la corbeille pour afficher une option d’archivage des e-mails
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5. Ajouter et numériser des pièces jointes dans l’application Mail
Avez-vous déjà oublié de joindre un fichier à un e-mail ? Ne vous inquiétez pas. Nous y avons tous été. Heureusement, ajouter une pièce jointe à un e-mail sur un iPhone ou un iPad est un processus simple. Appuyez simplement deux fois dans la fenêtre de composition pour appeler le menu contextuel noir, puis choisissez Ajouter un document (les utilisateurs d’iPhone doivent appuyer sur la flèche droite pour trouver cette option). Cela ouvre l’application Fichiers où vous pouvez choisir parmi vos fichiers les plus récents. Vous pouvez également appuyer sur Parcourir pour rechercher un fichier dans une autre application ou pour vous connecter à des services cloud tels que Dropbox, Google Drive, OneDrive, etc.
Dans iOS 13 ou version ultérieure, vous avez même la possibilité de numériser un document papier et de l’ajouter à votre courrier électronique. Voici comment cela fonctionne :
- Appuyez sur dans la fenêtre de rédaction pour appeler le menu contextuel noir
- Appuyez sur Numériser le document (si vous ne le voyez pas, appuyez sur la flèche droite pour parcourir les options disponibles)
- Tenez votre iPhone ou iPad au-dessus du document que vous souhaitez numériser
- Lorsque vous voyez le contour bleu autour du document, appuyez sur le bouton de capture
- Si nécessaire, ajustez le recadrage en déplaçant les cercles vers les coins du document
- Appuyez sur Keep Scan et numérisez des pages supplémentaires si vous en avez
- Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Enregistrer pour ajouter les numérisations à votre e-mail
6. Voir plus de courrier dans votre boîte de réception
Ceci est une astuce simple et rapide pour l’application Mail d’Apple. Il vous permet de voir plus d’e-mails dans votre boîte de réception en même temps et vous épargnera du défilement pour trouver ceux dont vous avez besoin. Tout ce que vous avez à faire est de réduire le nombre de lignes d’aperçu affichées avec chaque message. Les lignes d’aperçu sont les deux premières phrases de l’e-mail qui apparaissent sous le nom de l’expéditeur dans votre boîte de réception.
Par défaut, vous verrez deux lignes d’aperçu, mais si vous les réduisez à une, voire aucune, vous pourrez afficher plus d’e-mails dans votre boîte de réception à la fois. Rendez-vous simplement dans Paramètres> Courrier et appuyez sur Aperçu pour modifier la densité de votre boîte de réception.
Choisissez un nombre peu élevé pour voir plus d’e-mails dans votre boîte de réception
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7. Utiliser les boîtes aux lettres intelligentes sur iPhone et iPad
Vous pouvez trier automatiquement les e-mails avec les boîtes aux lettres intelligentes. Ces objets pratiques collectent et trient les e-mails pour vous, tant qu’ils répondent à certains critères. Par exemple, il existe une boîte aux lettres Aujourd’hui qui affiche uniquement les e-mails que vous avez reçus ce jour-là. Il existe également des boîtes aux lettres intelligentes pour les pièces jointes, les brouillons, les expéditeurs VIP, etc. Pour commencer, suivez les étapes ci-dessous.
- Ouvrez l’application Courrier
- Appuyez sur Boîtes aux lettres dans le coin supérieur gauche
- Appuyez sur Modifier dans le coin supérieur droit
- Appuyez sur les boîtes aux lettres intelligentes que vous souhaitez utiliser
- Réorganisez-les en faisant glisser les poignées sur le côté droit
- Appuyez sur Terminé lorsque vous avez terminé
Une fois que vous avez tout configuré comme vous le souhaitez, une toute nouvelle vue pour votre courrier n’est plus qu’à quelques clics.
Vous pouvez activer les boîtes aux lettres intelligentes que vous voulez et désactiver celles que vous ne voulez pas
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8. Utilisation des expéditeurs VIP dans l’application de messagerie iOS
Les expéditeurs VIP ont un statut spécial dans l’application Apple Mail. Ils obtiennent leur propre boîte aux lettres afin que vous puissiez voir rapidement l’e-mail qui compte vraiment pour vous. Cependant, ils obtiennent également des paramètres de notification personnalisés afin qu’ils puissent contourner les règles que vous avez définies pour les notifications par e-mail normales. Ajouter un expéditeur à votre liste VIP est simple et indolore. Voici ce que vous devez savoir.
- Ouvrez un e-mail d’un expéditeur que vous souhaitez définir comme VIP
- Appuyez sur leur nom pour ouvrir une fiche de contact
- Appuyez sur Ajouter au VIP pour leur donner un statut élevé dans votre boîte aux lettres
Pour voir les e-mails des VIP, appuyez sur Boîtes aux lettres, puis appuyez sur la boîte aux lettres VIP. C’est un moyen rapide de filtrer les e-mails qui comptent vraiment et de voir les e-mails les plus importants dans votre boîte de réception.
Pour définir des alertes de notification personnalisées pour vos expéditeurs VIP, accédez à Paramètres > Notifications > E-mail et appuyez sur VIP pour choisir les alertes souhaitées. Les paramètres VIP remplaceront tous les autres paramètres de notification par courrier. Apprenez-en plus sur les notifications sur iOS en lisant « Comment désactiver les notifications push sur iPad et iPhone ».
9. Créer des événements de calendrier à partir d’e-mails
L’application Mail sur iPhone et iPad est assez intelligente pour détecter les dates que vous pourriez vouloir ajouter à votre calendrier. S’il trouve une date et une heure dans un e-mail, il la souligne pour vous permettre de la sauvegarder. Lorsque vous appuyez sur cette date, vous aurez la possibilité de créer un événement de calendrier pour ce jour et cette heure. Si vous préférez, vous pouvez également afficher ce jour dans votre calendrier pour voir si vous êtes disponible, ou ajouter une tâche à l’application Rappels que vous pourrez vérifier plus tard.
La création d’événements de calendrier dans Mail peut être effectuée en quelques clics
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10. Utiliser Handoff pour les e-mails sur les appareils Apple
Parfois, vous commencez à écrire un e-mail sur votre iPhone, puis vous vous rendez compte que sa rédaction va prendre un peu plus de temps que vous ne le pensiez au départ. Dans des moments comme ceux-ci, il est utile d’avoir un écran plus grand et un clavier plus grand. C’est là que Handoff entre en jeu.
Si vous vous approchez de votre Mac ou de votre iPad avec l’application Mail ouverte sur votre iPhone, vous verrez une icône Mail avec un iPhone apparaître sur le côté droit du dock sur votre autre appareil. Lorsque vous appuyez sur cette icône, vous pouvez continuer à écrire l’e-mail sur votre Mac ou votre iPad. Tout sera synchronisé avec l’autre appareil.
Tout ce que vous devez faire pour que cela fonctionne est de vous assurer que Handoff est activé sous Paramètres> Handoff et que tous vos appareils sont connectés au même compte iCloud avec WiFi et Bluetooth activés.
Astuce bonus : signez des PDF dans des e-mails
Dix conseils, c’est bien, mais onze, c’est encore mieux, alors voici un conseil bonus avant de terminer ! Si vous avez reçu un document nécessitant votre signature, vous pouvez vous en occuper rapidement et efficacement dans l’application iOS Mail. Appuyez simplement sur la pièce jointe pour l’ouvrir, puis appuyez sur l’icône de balisage dans le coin supérieur droit.
Lorsque l’écran de balisage s’ouvre, appuyez sur le signe plus dans le coin inférieur droit de l’écran, puis choisissez l’option Signature. Ajoutez votre signature, redimensionnez-la et repositionnez-la selon vos besoins, puis appuyez sur Terminé. Vous serez alors invité à répondre au message que vous venez de recevoir ou à créer un nouveau message avec votre document signé. Choisissez l’option dont vous avez besoin et appuyez sur envoyer pour terminer.
Ce contenu est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur et ne vise pas à remplacer les conseils formels et individualisés d’un professionnel qualifié.
© 2019 Jonathan Wylie
