Simon est impliqué dans le développement de logiciels depuis l’époque de la bande papier. Il a développé un logiciel de niche pour la gestion de l’information.
Obtenez des idées pour tirer le meilleur parti des photos du personnel ou des bénévoles de votre organisation.
Photo par Ailbhe Flynn sur Unsplash
Meilleures pratiques pour les photos du personnel
Des photos du personnel ou des bénévoles des organisations sont souvent affichées sur des panneaux d’affichage, des intranets ou parfois des sites Web. Ils servent un but utile en facilitant la communication à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Certains des avantages et des inconvénients des photos du personnel sont discutés par Grenfell 2009, comme aider les nouveaux employés à savoir qui est qui (pour) et les problèmes de confidentialité (contre).
Obtention des photos
Votre organisation peut être en mesure de demander à quelqu’un de photographier tous ceux qui travaillent ou se portent volontaires pour elle, et il existe de nombreux articles (par exemple, Strydom 2016, Ahlman 2016) décrivant comment obtenir les meilleures photographies possibles et obtenir un ensemble d’images homogène et de haute qualité. travailler avec. Cependant, cela peut ne pas être possible – les organisations bénévoles peuvent avoir des membres qui ne sont jamais au même endroit au même moment, et il peut être impossible de tous les mettre devant la même caméra. La meilleure chose à faire dans cette situation est de demander aux gens d’envoyer des photos d’eux-mêmes de la tête et des épaules.
Incorporer des noms
Joindre des noms à ces photos est particulièrement important lorsque les photos arrivent par e-mail, car l’expéditeur suppose généralement que l’e-mail restera attaché à la photo. Ceci peut être facilement réalisé en incorporant le nom de la personne représentée dans le nom du fichier. Cependant, les appareils mobiles n’affichent pas systématiquement les noms de fichiers image.
Les noms peuvent être écrits sur les pixels de la photo par presque tous les logiciels de retouche d’image, tels que Paint (pour Windows), mais s’assurer que le texte du nom est correctement dimensionné et positionné peut mettre à l’épreuve les compétences en conception graphique de la personne qui assemble les photos. Des programmes de sous-titrage dédiés tels que Caption Pro sont utiles à cette fin.
Préparation de l’affichage
Rendre présentables des photos provenant de sources disparates peut être un défi – vous pouvez recevoir des photos de téléphones portables nés numériques, des images d’appareils photo numériques ou même des impressions couleur numérisées ou des photos de journaux avec différentes résolutions et tailles.
Faites défiler pour continuer
La préparation d’un affichage de photos du personnel sur papier consiste généralement à joindre des tirages des photos à un support avec du texte en dessous ou à côté de la photo indiquant le nom et le rôle organisationnel. L’ensemble de l’affichage peut être créé électroniquement sous forme de tableau dans Microsoft Word où chaque cellule contient la photo, le nom, le rôle et les coordonnées, comme indiqué ci-dessous. Word fournit des fonctionnalités d’édition et de recadrage pour les photos, ce qui peut être très utile. Le tableau peut alors être imprimé sur une seule feuille qui servira d’annuaire du personnel.
Voici un exemple d’affichage de photos du personnel utilisant des tableaux dans Word.
Capture d’écran (images individuelles de Pexels)
Mise à jour
La feuille entière doit être réimprimée si le personnel change de rôle, part ou arrive, mais la possibilité d’enregistrer l’intégralité de l’affichage sous forme de page Web permet de créer facilement un affichage intranet.
Dans les grandes organisations, en particulier celles qui ont une structure de succursales, les détails du personnel et les photos peuvent être fournis sur l’intranet dans le cadre de la base de données du personnel ou du système informatique, le personnel pouvant modifier ses coordonnées et effectuer des recherches. Laisser les mises à jour entre les mains des utilisateurs entraîne souvent des informations obsolètes et une perte de confiance dans le répertoire du personnel, à moins que le personnel ne soit incité à maintenir les données à jour.
Intranet vs. Affichages de copie papier
Alors que ces systèmes offrent un excellent accès aux données et aux photos des individus via un ordinateur, ils sont rarement en mesure de produire une copie papier de plusieurs enregistrements (comme celui illustré ci-dessus) pour le placement dans les zones d’accueil, et le processus d’extraction des informations requises à partir la base de données peut être onéreuse.
Les grandes organisations peuvent également utiliser des laissez-passer de sécurité photographiques, et si une installation dédiée à la production de ceux-ci n’est pas disponible, les photos du personnel peuvent être utilisées à cette fin.
Ce contenu est exact et fidèle au meilleur de la connaissance de l’auteur et ne vise pas à remplacer les conseils formels et individualisés d’un professionnel qualifié.
© 2019 Simon Kravis
