Faire avancer les choses dans les rappels Apple

Jonathan Wylie est un consultant en apprentissage numérique qui a pour passion d’aider les autres à tirer le meilleur parti de leur technologie.

Photo de Bram Naus sur Unsplash

Pourquoi utiliser Apple Reminders pour GTD ?

Pendant des années, l’application Rappels d’Apple était une application de liste de tâches assez basique. Il manquait de nombreuses fonctionnalités que les personnes axées sur la productivité souhaitaient afin de mettre en œuvre un système approprié pour faire avancer les choses. Cependant, tout cela a changé à l’automne 2019 lorsque Apple a publié iOS 13, iPadOS et macOS Catalina.

Ce n’est toujours pas une application GTD parfaite, mais c’est bien mieux qu’avant, et si vous êtes déjà investi dans l’écosystème Apple, cela vaut la peine de voir si vous pouvez faire fonctionner les rappels pour vous ; surtout si l’on considère que les rappels peuvent être utilisés sur un iPhone, un iPad, un Mac, une Apple Watch, un HomePod et même sur le Web. Voici ce que vous devez savoir pour commencer.

Comment faire des listes pour les rappels Apple

Chaque grand système GTD commence par une liste. Que vous adhériez strictement à la philosophie d’origine ou que vous l’adaptiez à vos propres besoins comme je le fais, vous voudrez commencer par créer des listes pour vos tâches. Vous pouvez créer des listes sur un iPhone, un iPad ou un Mac. Voici comment cela fonctionne sur iOS 13, iPadOS ou sur macOS Catalina et versions ultérieures.

Ouvrez l’application Rappels
Appuyez sur Ajouter une liste en bas de votre écran
Entrez le nom de votre liste, par exemple Projets
Choisissez une couleur et une icône pour votre liste (les utilisateurs de Mac doivent double-cliquer sur leur liste nouvellement créée avant de pouvoir sélectionner une couleur et une icône).
Répétez l’opération pour autant de listes que nécessaire

Les listes peuvent être réorganisées pour répondre à vos besoins. Sur iOS, appuyez longuement sur une liste, puis faites-la glisser vers le haut ou vers le bas pour réorganiser vos listes. Sur un Mac, tout ce que vous avez à faire est de cliquer et de faire glisser pour faire la même chose. L’ordre que vous avez défini sur un appareil sera synchronisé avec vos autres appareils Apple tant que vous êtes connecté avec le même identifiant Apple.

Vous pouvez également choisir une liste par défaut dans Rappels. Ceci est particulièrement utile lors de l’interface avec Siri. Sur un iPhone ou un iPad, vous accédez à Paramètres > Rappels pour choisir votre liste par défaut. Sur un Mac, vous cliquez sur Rappels > Préférences pour choisir votre liste par défaut. J’ai une liste appelée Boîte de réception définie par défaut. Il est utilisé pour capturer des idées et des choses dont je dois me souvenir. Je reviendrai périodiquement sur cette liste pour effectuer un triage et déplacer des tâches vers une liste plus organisée.

Création d’une liste sur l’application iPhone Apple Reminders

Jonathan Wylie

Collecter des tâches et remplir votre boîte de réception

Maintenant que vous avez configuré vos listes, la prochaine étape évidente est ce vidage de cerveau. Vous devez passer du temps à ajouter des tâches à vos listes afin que votre esprit puisse se détendre et que vous puissiez continuer le reste de votre journée. L’un des avantages de l’utilisation des rappels Apple pour faire avancer les choses est qu’il existe plusieurs façons d’ajouter des éléments à votre liste. Je vais couvrir certains d’entre eux ci-dessous.

1. L’application Rappels

Un point de départ évident est l’application Rappels sur votre appareil mobile ou votre Mac. Une fois que vous avez ouvert l’application, tout ce que vous avez à faire est de sélectionner la liste à laquelle vous souhaitez ajouter une tâche, puis appuyez ou cliquez sur Nouveau rappel.

Si vous naviguez sur le Web ou utilisez une application sur votre téléphone, vous pouvez rapidement ajouter quelque chose à votre liste de tâches via le menu Partager sur votre appareil Apple. Sur iOS, appuyez sur la flèche Partager dans le coin de l’écran, puis sélectionnez l’application Rappels. De là, vous pouvez choisir la liste dont vous avez besoin. Sur un Mac, vous pouvez utiliser Fichier > Partager tout en utilisant Safari ou Chrome pour trouver l’application Rappels. Dans Firefox, vous pouvez cliquer sur les trois boutons de la barre d’adresse pour trouver le menu Partager, puis choisir Rappels. Vous pouvez également ajouter des rappels à partir de notes ou de courrier.

3. Demandez à Siri

L’assistant numérique d’Apple est un autre excellent moyen d’ajouter des tâches. Je l’utilise beaucoup pendant que je conduis. Je dis des choses comme « Rappelle-moi d’appeler Mike quand je rentre à la maison ». Les tâches sont ajoutées à votre liste par défaut (voir ci-dessus), mais vous pouvez spécifier la liste à laquelle vous souhaitez ajouter une tâche avec une commande telle que « Ajouter du lait à ma liste de courses ». Siri fonctionne sur un iPhone, un iPad, une Apple Watch, un HomePod et avec CarPlay.

4. Utilisez iCloud.com

Ce n’est pas idéal, mais si vous utilisez un ordinateur Windows et que vous n’avez accès à aucun de vos appareils Apple, vous pouvez afficher et ajouter des tâches aux rappels en visitant iCloud.com et en vous connectant avec votre identifiant Apple. La version Web a un ensemble de fonctionnalités plus limité pour le moment, mais elle fonctionne à la rigueur et elle est disponible sur n’importe quel ordinateur de bureau.

Siri est un excellent moyen d’ajouter des tâches à l’application Rappels d’Apple

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Détails de la tâche dans les rappels

Lors de l’ajout d’une tâche dans Rappels, vous pouvez utiliser plusieurs options pour vous aider à voir la tâche à un moment précis ou à un emplacement spécifique. Pour trouver toutes les options qui s’offrent à vous, appuyez ou cliquez sur le « i » à côté d’un nouveau rappel. Les sélections incluent :

Faites défiler pour continuer

Rappelez-moi un jour

Activez cette option pour recevoir un rappel d’une tâche un jour précis. Vous pouvez choisir l’heure par défaut pour être rappelé sur iOS dans Paramètres > Rappelsou dans Rappels > Préférences sur un Mac. Allez plus loin et vous pouvez ajouter une heure personnalisée et décider si vous voulez que ce soit une tâche qui se répète selon un calendrier.

Me rappeler à un emplacement

Vous pouvez être rappelé des tâches à des emplacements géographiques spécifiques, ou à des endroits que votre iPhone connaît déjà comme la maison ou le travail. Vous pouvez également ajouter des variables telles que monter dans votre voiture ou sortir de votre voiture, car votre iPhone sait quand il est connecté ou déconnecté de votre voiture.

Rappelez-moi lorsque vous envoyez des messages

Il s’agit d’une nouvelle option dans iOS 13, iPadOS et macOS Catalina. Il vous permet de choisir un contact que vous souhaitez taguer dans une tâche. Ainsi, si votre tâche indique, Demandez à Brian le dernier devis pour les matériaux, la prochaine fois que vous envoyez un message à Brian, vous recevrez une notification vous rappelant cette tâche.

Tâches prioritaires

Pour marquer vos tâches les plus importantes, vous pouvez les marquer. Cela ajoute un rappel visuel à chaque tâche et ajoute automatiquement cette tâche à une liste intelligente (voir ci-dessous). Si vous préférez, vous pouvez ajouter un niveau de priorité. Vous pouvez choisir entre une priorité faible, moyenne et élevée. Cela ajoute un, deux ou trois points d’exclamation avant le titre de la tâche, selon le niveau de priorité que vous choisissez.

Il existe plusieurs niveaux d’options de rappel sur iOS et MacOS

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Organisation des tâches GTD dans Apple Reminders

Vous pouvez ajouter autant de tâches que vous le souhaitez aux rappels Apple, mais votre productivité n’augmentera que si vous organisez ces tâches. Voici quelques conseils pour vous aider à filtrer le bruit et à vous concentrer sur l’exécution des tâches dans Apple Reminders.

réorganiser Jdemande

Pour trier les tâches de votre liste, faites-les simplement glisser et déposez-les dans l’ordre dont vous avez besoin. Faites-le tous les jours pour organiser votre travail.

Listes intelligentes

Il existe quatre listes intelligentes (ou filtres) que vous pouvez utiliser pour afficher vos tâches. Aujourd’hui affiche les tâches avec la date du jour et toutes les tâches en retard. Planifiée affiche toutes les tâches avec une date, Marquée affiche vos tâches marquées et Toutes affiche toutes les tâches de toutes vos listes.

groupes

Les listes organisent les tâches, tandis que les groupes organisent les listes. Par exemple, vous pourriez avoir un groupe appelé Projets, et une liste distincte pour chaque projet pourrait vivre à l’intérieur de ce groupe. Vous pouvez faire la même chose pour les actions suivantes et avoir une liste pour le travail et une liste pour la maison. Pour créer un groupe sur iOS, appuyez sur Modifier au-dessus des listes intelligentes, puis appuyez sur Ajouter un groupe. Sur macOS, accédez à Fichier > Nouveau groupe. Une fois que vous avez votre groupe, faites glisser et déposez-y des listes afin de pouvoir combiner vos listes.

sous-tâches

Vous ne pouvez pas implémenter un bon système GTD sans sous-tâches. Vous pouvez transformer une tâche en sous-tâche en la faisant glisser et en la déposant sur une autre tâche. Les utilisateurs d’iOS peuvent appuyer sur le « i » à côté d’une tâche, puis entrer des sous-tâches dans le menu des détails, ou balayer vers la droite sur une tâche. Sur un Mac, vous pouvez créer une sous-tâche si vous cliquez avec le bouton droit sur une tâche et choisissez l’option pour la mettre en retrait.

Déplacer des tâches

Il existe plusieurs façons de déplacer des tâches d’une liste à une autre. Sur un Mac ou un iPad, le moyen le plus simple consiste simplement à faire glisser une tâche dans la barre latérale où vous pouvez la déposer dans la liste vers laquelle vous souhaitez la déplacer. Sur un iPhone, appuyez sur le « i » sur n’importe quelle tâche pour accéder à l’écran des détails où vous pouvez sélectionner une liste différente pour cette tâche à vivre. Appuyez sur Terminé pour enregistrer le nouvel emplacement.

Les listes intelligentes vous aident à voir les choses rapidement en un coup d’œil

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Ajout de contextes dans les rappels

Alors que les contextes sont une partie importante du système GTD de nombreuses personnes, je dois lever la main et dire qu’ils ne sont pas une grande partie du mien. En l’occurrence, c’est une bonne chose, car Apple Reminders n’est pas une application idéale pour les contextes, du moins tels qu’ils sont définis par le système de faire avancer les choses. La pièce manquante, à mes yeux, ce sont les balises. Vous ne pouvez pas baliser des tâches avec des libellés tels que des e-mails ou des appels téléphoniques. Cependant, cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas être un peu créatif avec vos contextes.

Par exemple, vous pouvez créer une liste appelée Appels téléphoniques et ajouter des tâches pour les personnes que vous devez appeler. Vous pouvez programmer des appels par date et heure, ou par emplacement. Peut-être qu’une meilleure façon d’organiser cela pourrait être de créer un groupe appelé Contextes. À l’intérieur de ce groupe, vous pourriez avoir une liste pour les appels téléphoniques, les e-mails, à la maison, etc., ce qui constituerait une manière plus compacte d’organiser les contextes. Le seul inconvénient est que les tâches d’une liste contextuelle ne peuvent pas également figurer sur une autre liste comme les actions suivantes.

Si vous préférez que les tâches contextuelles vivent sur différentes listes, pensez aux emoji. Vous pouvez ajouter une icône emoji devant une tâche pour indiquer visuellement qu’il s’agit d’un appel téléphonique ou d’une tâche par e-mail. Vous ne pourrez pas filtrer ces tâches, mais vous pouvez les réorganiser dans une liste afin qu’elles soient toutes réunies lorsque vous en avez besoin. Utilisez le clavier emoji sur iOS ou appuyez sur Ctrl + Cmd + Espace sur votre Mac pour invoquer le clavier emoji sur macOS.

L’outil de recherche dans Rappels est vraiment bon, mais si vous avez ajouté vos propres balises personnalisées comme #appel téléphonique ou #email, et que vous les recherchez dans l’application, vous verrez toutes les tâches qui ont ces « balises », qu’elles aient terminé ou non, et ce n’est évidemment pas l’idéal. En bref, Apple Reminders a besoin de balises. Il y a des balises dans le Finder et dans l’application Fichiers sur iOS, il semble donc que ce serait un choix naturel pour la prochaine version de Rappels, si Apple était enclin à entretenir cette idée.

Rappels Apple sur iPhone et iPad

Rappels Apple + GTD

En ce qui concerne mon propre plan de productivité, je suis un utilisateur de Todoist depuis plusieurs années, et avant cela, j’utilisais Wunderlist. Je n’avais jamais vraiment envisagé d’utiliser les rappels pour faire avancer les choses, mais les récentes améliorations apportées par Apple ont vraiment fait une grande différence. Je l’utilise maintenant depuis quelques mois et je dois dire qu’il fonctionne très bien pour ce dont j’ai besoin. Cela ne fonctionnera peut-être pas pour tout le monde, mais cela fonctionne pour moi et pour les appareils que j’utilise le plus, donc je n’ai aucun scrupule à le recommander à quelqu’un d’autre.

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